Las encuestas son a menudo una rutina, cuando podrían proporcionar información de alta utilidad que mejore la propuesta de valor de una asociación.

La recopilación de datos de los miembros de las encuestas es una obviedad, y no en el buen sentido. Un poco de dedicación, preparación y estrategia pueden contribuir en gran medida a recopilar información significativa que se puede aprovechar de manera efectiva para aumentar el compromiso y mejorar significativamente la experiencia de los miembros.

En muchos casos, los equipos de fidelización de miembros no dedican suficiente tiempo y esfuerzo a pensar por qué están realizando una encuesta y qué objetivos comerciales esperan lograr. Con demasiada frecuencia, hacen las mismas preguntas todos los años, actualizan algunas, eliminan algunas y luego envían la encuesta nuevamente de manera compartimentada, sin tener en cuenta cómo las respuestas a las preguntas podrían integrarse en toda la asociación.

Primer consejo: Concéntrese en lo que quiere obtener como información.

Las encuestas posteriores a un evento son un buen ejemplo. Al final de un evento, congreso, conferencia… la mayoría de las asociaciones envían una encuesta, miran los resultados y luego se olvidan de ellos. Lo que falta es la intención.

Segundo consejo: Debería centrarse más en las preguntas de las que realmente desea obtener una respuesta, como: ¿Cómo podemos hacer un mejor producto? ¿Cómo nos aseguramos de que más personas participen en el nuevo producto? ¿Y cómo podemos asegurarnos de que este producto sea sostenible para todos dentro de nuestro ecosistema?

En lugar de ofrecer una visión profunda, las encuestas de conferencias anuales a menudo revelan que la comida era buena, pero la habitación estaba demasiado fría. Eso no ayuda a crear un mejor producto para el próximo año.

Las encuestas deben tener un enfoque estratégico que conduzca a conocimientos prácticos que pueda aprovechar de manera efectiva. Esto significa profundizar en los resultados para ver qué revelan sobre la experiencia de sus miembros con su asociación. A su vez, estos conocimientos sugieren formas en las que puede mejorar los productos, los servicios, los beneficios para los miembros y más.

Tercer consejo: Haga mejores preguntas.

Por ejemplo, las asociaciones a menudo piden a los miembros que clasifiquen sus beneficios para miembros. Parece una pregunta fácil de hacer. Pero pierde la oportunidad de dar un paso atrás y hacerles a los miembros preguntas más profundas sobre qué tipo de experiencia les interesa. ¿Están buscando educación, trabajo en red, promoción profesional, certificación? ¿Y cómo quieren participar en esas oportunidades, a nivel local o nacional, en grupos pequeños o grandes?

Cuando descubre que un miembro está interesado en el avance profesional en pequeños grupos de redes a nivel local, ese es un tipo de programa muy diferente a la educación en un evento nacional.

La idea es buscar respuestas de interés, pero si una encuesta es demasiado larga, la gente la dejará a la mitad. El objetivo es lograr que responda la mayor cantidad de personas posible, lo que conduce a resultados más útiles e imparciales. Cuanto mejores sean las preguntas, mejor será la calidad de sus respuestas.

Cuarto consejo: Sea breve.

Las encuestas deberían durar entre cinco y siete minutos en completarse, a menos que sea la gran encuesta anual. También deben diseñarse teniendo en cuenta los dispositivos móviles porque muchos miembros responden en sus teléfonos inteligentes. Quieren tener algo por lo que puedas desplazarte, con una pregunta por pantalla.

Sin embargo, no se pueden obtener respuestas si los miembros no abren la encuesta. Motívelos a completarlo con un incentivo real, como una tarjeta de regalo. O simplemente explique que sus conocimientos conducirán a mejoras en el programa que ayudarán a avanzar en su carrera, brindarán una mejor experiencia de membresía en general o beneficiarán a toda la comunidad.

Extracto del articulo de Lisa Boylan, editora senior de Associations Now, 14 de diciembre de 2021

Las asociaciones han comenzado a buscar formas de volver a un sentido de normalidad. La palabra «híbrido» a menudo domina la conversación en torno a los eventos posteriores a una pandemia después de un largo período de tiempo durante el cual las reuniones virtuales reemplazaron a las físicas y los eventos de todo tipo y tamaño tuvieron lugar en línea.

Sin embargo, si bien es tentador volver a sumergirse en eventos totalmente presenciales, cuando las Asociaciones están activas en más de un país, es necesario tener en cuenta la posibilidad de que viajar aún pueda ser difícil para muchos miembros que, de otro modo, estarían felices de asistir. Una combinación de lo virtual y lo físico parece ofrecer la solución equilibrada perfecta para asegurarse de que todos estén incluidos.

¿cómo comienza el diseño de un evento híbrido? La clave está en la preparación y la comunicación del equipo.

El primer paso al considerar la organización de un evento híbrido es seleccionar la versión correcta del híbrido en función de las necesidades de los participantes. En los casos en los que la parte virtual del evento se transmite en vivo, es muy importante hacer que los asistentes en línea se sientan incluidos. Por tanto, es fundamental que los organizadores se aseguren de que la combinación de los dos elementos que componen el evento estén siempre presentes de forma equitativa.

Básicamente, eso significa que la audiencia, ya sea que participe en línea o en el sitio, debe tener las mismas oportunidades para hacer preguntas, poder escuchar las preguntas que se formulan, poder escuchar y ver la información compartida durante cada sesión, y poder para entablar conversaciones entre sí. Una «regla» similar se aplica a los hablantes. El hecho de que algunos de los oradores se unan virtualmente se sumará a la sensación híbrida del evento, haciéndolo más valioso que una simple sesión transmitida en vivo.

Comunicación y Organización

La adaptación al formato híbrido se extiende no solo a la forma en que se organiza el evento, sino también a la forma en que el equipo organizador trabaja en conjunto y la forma en que se comunica la información a los asistentes antes de que se lleve a cabo el evento. Asegurarse de que la comunicación sea clara puede ayudar a los asistentes a establecer sus expectativas para la sesión y decidir si la participación en el sitio o en línea funciona mejor para ellos.

La comunicación interna también es clave cuando se trata del equipo que apoya el evento. Tener organizadores bien equipados, bien capacitados y que se sientan cómodos y confiados comunicándose sobre cualquier problema, idea e inquietud que puedan tener hace que el evento híbrido esté un paso más cerca del éxito.

El elemento social, cognitivo y emocional

Las audiencias pueden participar de diferentes formas según la forma en que reciben la información. Hacer que los participantes en un evento híbrido se sientan involucrados puede ser complicado, pero si los organizadores utilizan conscientemente la tecnología y las herramientas que permiten que las conversaciones y la creación de redes tengan lugar entre los miembros de cada tipo de audiencia, la brecha entre los dos se puede salvar.

Al mismo tiempo, se debe considerar la cantidad de información que se pide a las personas que consuman para evitar una sobrecarga cognitiva. Generalmente, las personas no pueden procesar demasiada información al mismo tiempo y tienden a olvidar la mayor parte de lo que reciben en poco tiempo. Asegurarse de que su evento tenga un impacto duradero se reduce a dividir el contenido de sus sesiones en tres partes individuales, pero conectadas: un principio, un medio y un final.

Finalmente, se sabe que usar la emoción, particularmente a través de imágenes, para respaldar un mensaje ayuda significativamente a mantener la atención de la audiencia. Se ha demostrado que una experiencia multisensorial eleva la experiencia al atraer la atención de la audiencia más que simples palabras. Sin embargo, lo que puede hacer que el evento sea aún más atractivo es un orador que tenga la habilidad de conectarse con la audiencia y transmitir el mensaje de una manera interesante.

El lugar

Incluso antes de que COVID-19 dañara gravemente al sector del turismo de negocios, lo que obligó a los organizadores de eventos a recurrir a lo virtual, la crisis climática había puesto de relieve la necesidad de viajes sostenibles. Las consecuencias potencialmente dañinas que los grandes eventos pueden tener en ciertos destinos y poblaciones locales han dado lugar a un llamado a una mejor organización de dichos eventos. Es necesario considerar el impacto que estos eventos pueden tener en el medio ambiente y la sociedad local.

A la hora de decidir acoger un evento híbrido, uno de los elementos más importantes es el lugar. Tener una audiencia virtual y física requiere un lugar que pueda apoyar a los participantes en el sitio, así como las necesidades de la audiencia en línea. Mientras se enfoca en ofrecer una experiencia valiosa para los asistentes digitales, es igualmente importante asegurarse de que los participantes en persona no sean desatendidos.

Al unirse a un evento en persona, los participantes tienen la oportunidad de disfrutar de una conexión con la comunidad local y crear un impacto duradero para todas las partes involucradas. El uso de la tecnología puede mejorar significativamente la experiencia, haciendo que la visita sea más interactiva y presentando nuevas oportunidades de aprendizaje que resaltan el valor de la asistencia en persona.

Es probable que los eventos híbridos se mantengan incluso después de que la pandemia ya no sea un problema. En los últimos dos años, nuestra comprensión de los eventos híbridos ha evolucionado a medida que las necesidades de los organizadores de eventos y los asistentes se volvieron más claras. Este es un proceso que se espera que continúe. Después de todo, el híbrido no es «único para todos», lo que significa que ciertos elementos digitales seguirán formando parte de la experiencia por el valor añadido que ofrecen.

No se espera que los eventos híbridos desalienten a las personas de asistir en persona si pueden. En cambio, lo que puede hacer este formato mixto es ayudar a los organizadores a llegar a nuevas audiencias. Puede brindarles la oportunidad de participar en sesiones informativas y perspicaces, y ofrecerles oportunidades de trabajo en red a las que de otro modo no estarían expuestos.

el término clave que se destacó fue «preparación». Un evento que se lleva a cabo en dos niveles diferentes pero conectados, en el sitio y en línea, requiere una planificación minuciosa y una excelente comunicación interna y externa. En cuanto a si los eventos híbridos llegaron para quedarse, los expertos están seguros de que al menos algunos elementos de este formato mixto seguirán estando presentes en el mundo de los eventos, mejorando la experiencia general de todos los asistentes.

Extracto del artículo de Esae.eu

A menudo se espera que los líderes de asociaciones logren un desempeño sobresaliente para los miembros de su organización, incluso cuando sus recursos son limitados. La pandemia de la COVID-19 introdujo más dificultades y muchas asociaciones necesitaron reevaluar sus finanzas, la estructura de sus equipos y sus prioridades.

Primero definimos una “secretaría general” en la alineación eficiente de las tareas necesarias para ayudar a los miembros, la reducción del costo por tarea para maximizar la eficiencia del presupuesto de la organización y la minimización de las tareas administrativas para que el personal tenga la oportunidad de interactuar con los miembros.

Otras descripciones para definir una «secretaría general» como una organización con valores fundamentales compartidos por el personal y los miembros, y como un equipo de personal que ha establecido estrategias a largo plazo, capaz de tomar decisiones rápidas y tomar medidas en beneficio de la Asociación.

ESAE organizó esta webinar que diseñó como una sesión interactiva con el objetivo de alentar a los participantes a intercambiar puntos de vista, experiencias y opiniones sobre cómo mejorar los miembros del personal de una organización.

La sesión incluyó el intercambio de conocimientos de expertos, así como mesas redondas en salas de reuniones donde los asistentes tuvieron la oportunidad de compartir sus ideas entre sí y encontrar soluciones para problemas comunes juntos.

Organización y administración

Un concepto esencial en la construcción de una “secretaría general” es el de su posición en relación con los miembros de la Asociación: la secretaría debe ser la columna vertebral y la base de una Organización basada en miembros. En esencia, esto significa que el primer paso que debe tomar una Asociación es asegurarse de que el personal coopere de manera eficiente, esté en estrecho contacto con los miembros de la Asociación y que las estrategias implementadas se examinen y actualicen periódicamente de acuerdo con las necesidades actuales.

A menudo se espera que los líderes logren un desempeño sobresaliente para los miembros de su organización, incluso cuando sus recursos son limitados. La pandemia de COVID-19 introdujo más dificultades y muchas asociaciones necesitaron reevaluar sus finanzas, la estructura de sus equipos y sus prioridades. Esta sesión interactiva proporcionó información sobre cómo los líderes de la asociación pueden administrar una secretaría justa y hacer frente con éxito a todos los desafíos.

Recursos humanos

El personal es el principal activo de una Asociación. A través de la capacitación adecuada, la retroalimentación, el empoderamiento del equipo y la comunicación, la secretaría puede lograr resultados positivos y hacer avanzar a la Asociación. Dependiendo del tamaño de la Asociación, la asignación de un rol de RR.HH. también puede ser útil para una mejor gestión del talento que trabaja para la Asociación.

Finanzas

Las finanzas se ven como el facilitador, ya que permite a la organización realizar compras y estar activa en los espacios relacionados con la Asociación. También puede verse como una herramienta estratégica, ya que ayuda a determinar la relevancia de una Asociación. Sin embargo, esta observación no significa que las organizaciones más pequeñas no sean relevantes, o que las más grandes nunca luchen por seguir siendo relevantes. Se ha demostrado que una organización y una reestructuración adecuadas son a menudo clave para la supervivencia de algunas de las asociaciones más importantes. Lo que significa la declaración es que una estrategia financiera adecuada puede ayudar a cualquier Asociación a crecer.

Lo que los profesionales de la Asociación deben hacer es examinar sus necesidades financieras y planificar sus pasos futuros en consecuencia. Si el objetivo es aumentar las cuotas de membresía en un cierto porcentaje, deben considerar su alcance general, así como de dónde proceden realmente los fondos y cómo se asignan. Esto puede ayudar a diseñar una estrategia adecuada, que actualmente es un objetivo más pertinente que nunca. Las asociaciones continuaron aceptando los impactos financieros en curso de la pandemia.

Liderazgo

La gobernanza brinda la oportunidad para que las asociaciones cambien y crezcan. Ofrece la oportunidad de crear una secretaría eficiente a través del descubrimiento de nuevas direcciones y alineaciones entre los miembros del personal y los líderes voluntarios de la organización. Es una herramienta fundamental para implementar la visión de la Asociación. Un líder debe asegurarse de que se priorice la misión y que las acciones de la Asociación continúen progresando evitando distracciones. En el proceso de mantener el enfoque, los diversos intereses y prioridades de los miembros pueden ser difíciles de equilibrar. En la práctica, es sumamente importante que se mantenga un nivel de neutralidad, para que se pueda preservar un sentido de simetría entre los intereses de todos los miembros y la Asociación pueda avanzar de manera productiva.

«El ‘personal’ ‘es más que unas pocas personas que están trabajando. Es cerebro y creatividad». ~ Roberta Mugnai

Esta sesión interactiva reveló que la respuesta a menudo es complicada, pero que las acciones necesarias para construir un equipo eficiente son necesarias para el buen funcionamiento de una Asociación. Una secretaría siempre tendrá que lidiar con desafíos, ya sean derivados de cambios internos o variables externas. Revisar las necesidades de la Asociación en cada momento. Os dejamos el enlace para volver a verlo.

Webinar organizado por ESAE.eu en el mes de noviembre.