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Kolokio

Cómo tener flexibilidad en el lugar de trabajo

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Los últimos dos años han sido un desafío increíble para el mundo, dejando muchas cicatrices en familias y comunidades y cuestionando la preparación de los sistemas de salud en todo el mundo. Al mismo tiempo, las asociaciones se han visto obligadas a repensar los procesos, los productos y el valor ofrecido. Si bien sigue siendo un desafío, ahora tenemos una oportunidad única para capturar y estructurar los cambios que nos vimos obligados a implementar y que transformaron la forma en que trabajamos.

Comienza con el personal

Hay un factor principal de éxito que siempre es crucial para todas las asociaciones, y más aún para las que se enfrentan al cambio: el personal.

El personal puede ser un motor de cambio, apoyado en su gobernanza y actuando en conjunto como aliados. Fuerte de esta alianza con los voluntarios, el personal es el grupo de partes interesadas que necesita para alcanzar los logros. Las asociaciones necesitan profesionales comprometidos, comprometidos con la comunidad a la que sirven y con la visión de la asociación.
El papel fundamental del personal competente respaldado por órganos de gobierno sólidos ha sido muy claro al enfrentar la pandemia, cuando todos los procesos tuvieron que modificarse e implementarse sobre el terreno con un tiempo mínimo para aprender y adaptarse.

Además de la capacidad de enfrentar los cambios durante la pandemia, motivar al personal y garantizar condiciones de trabajo adecuadas han sido desafíos comunes para todos nosotros. Hoy, estos desafíos nos permiten pensar en los arreglos de trabajo anteriores y evaluar si son eficientes y motivadores. De cara al futuro, debemos asegurarnos de que las asociaciones mantengan una cultura de innovación y flexibilidad, que también debe incluir flexibilidad para el personal.

El confinamiento no nos dejó otra opción: todos cambiamos al trabajo remoto. Con la relajación de las restricciones, creemos que no puede dejar de reconocer que algunos de los cambios de reorganización son positivos. Entonces, después de dos años, ahora deberíamos incorporar esos cambios en nuestra estructura y forma de trabajar. El mensaje es realmente: captura el cambio ahora.

Teletrabajo estructural

El teletrabajo estructural se refiere al trabajo que podría realizarse en las instalaciones del empleador pero que, en cambio, se realiza fuera de estas, incluso desde el hogar, de manera regular y al menos un día a la semana, que es el mínimo legalmente requerido para ser considerado teletrabajo estructural. El teletrabajo estructural está legalmente regulado y, entre otras obligaciones, requiere un acuerdo entre las partes.

Por ejemplo en una asociación con un equipo mediano de27 personas, se ha realizado una encuesta de satisfacción. Después de un mes de teletrabajo, una mayoría significativa (el 93 % de los encuestados) calificó la experiencia de trabajar desde casa como positiva. Después de un año de teletrabajo, la tendencia positiva continuó, aumentando al 97% de los encuestados. Los dos beneficios principales se mantuvieron similares, a saber, la capacidad de concentrarse mejor y la ausencia de desplazamientos.

La flexibilidad y la capacidad de organizar el propio tiempo obtuvieron una puntuación bastante baja como beneficio al comienzo de la pandemia, solo un 29 %, pero aumentaron sustancialmente al 63 % después de un año, lo que muestra una curva de aprendizaje en la gestión del tiempo. Asimismo, el aislamiento, la falta de comunicación y la ergonomía siguieron siendo las dos principales dificultades; equilibrar el trabajo con la gestión familiar (especialmente los niños) anotó como una de las dificultades al comienzo del confinamiento, el 23% de los encuestados, mientras que disminuyó a solo el 7% después de un año, cuando las actividades escolares (¡casi!) volvieron a la normalidad.

El teletrabajo estructural ayuda no solo la retroalimentación del personal sino también las especificidades de las tres principales acciones que realizamos al trabajar: reunirse, trabajar y pensar. Cada una de estas áreas tiene sus necesidades específicas, y el teletrabajo estructural es la modalidad de trabajo que puede conciliar y responder a las necesidades de cada macro área como se explica a continuación.

Conocer, trabajar, pensar

Cuando trabajamos, necesitamos tiempo y espacio para reunirnos, crear interacción con colegas y partes interesadas. También necesitamos tiempo y espacio para trabajar en el sentido clásico del término, es decir, debemos cumplir plazos, realizar tareas administrativas, preparar informes, presupuestos, reuniones… Finalmente, necesitamos tiempo y espacio para pensar y elaborar estrategias, para permitir la asociación para avanzar y responder a las necesidades de la comunidad a la que servimos. No asuma que solo los gerentes necesitan esto. Cada miembro del personal necesita tiempo para pensar con el fin de mejorar en su dominio. Cada una de estas actividades responde a diferentes necesidades. Del sentido de pertenencia a la necesidad de recargar las pilas. En consecuencia, estas tres actividades requieren diferentes niveles de flexibilidad y espacios adecuados.

Como conclusión, deberíamos responder a la inestabilidad que ha traído la pandemia con la estabilidad de un marco claro para el teletrabajo. El cambio no es una situación eterna, sino un atisbo de lo que requiere el futuro. Y ahora sabemos que debemos mantenernos a la vanguardia agregando flexibilidad a los arreglos de trabajo. Si queremos construir asociaciones que sean a prueba de tiempo, con una estructura de gobierno sólida y un personal talentoso que sea apto para enfrentar los desafíos futuros, debemos agregar flexibilidad a la ecuación. La retención del personal es fundamental: el salario adecuado es necesario pero no suficiente.

Permitir un ambiente de trabajo positivo, para la movilidad y la flexibilidad es de suma importancia. Estar facultado para trabajar en varios entornos y de acuerdo con las necesidades cambiantes, facilitando en ocasiones la creación de redes y la lluvia de ideas, y en ocasiones un mejor uso del tiempo y la coordinación con otras actividades, es invaluable.

Extracto artículo esae.eu

 

¿Qué características se necesita para liderar una Asociación?

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Liderar una Asociación se trata de dirigirla hacia el futuro, explotar las oportunidades que se presentan de manera eficiente y mantenerse al día con esas oportunidades hacia el éxito. Los líderes son visionarios, están comprometidos, empoderan a quienes los rodean y, lo que es más importante, impulsan el cambio. Estas son algunas de las características de estos:

  • Abierto a comentarios –Un buen líder es capaz de hacer que un equipo acepte una visión compartida de progreso, motivando al equipo a alcanzar su potencial. Los líderes necesitan gestionar los conflictos y las emociones si desean construir una cultura común. No tenga miedo de pedir comentarios sobre su liderazgo. La autoevaluación es invaluable para evaluar su efectividad como líder.
  • Flexibilidad– Un líder debe ser flexible para adaptarse en tiempos de cambio crítico. En el mundo actual, el cambio es constante e inevitable. La flexibilidad y la adaptabilidad son esenciales para el éxito.
  • Organización– Un líder efectivo se esfuerza por crear una cultura estructurada y organizada dentro de su Asociación. Esto puede ayudar a alinear a los empleados con los valores de la organización y mantenerlos comprometidos con los objetivos.
  • Habilidades y visión de gestión organizacional -Un líder eficaz es capaz de evaluar la estructura organizativa de la secretaría, en función de las circunstancias y políticas cambiantes. Esto puede incluir identificar nuevos stakeholders y adaptarse a un ámbito global.
  • Aprendizaje continuo– Un líder es capaz de usar una variedad de habilidades diferentes, aprovechando las experiencias de roles anteriores. Esto puede ayudarlos a adaptarse a las circunstancias cambiantes en beneficio de su equipo. Algunas personas son líderes naturales, pero sigue siendo una habilidad para aprender y perfeccionar con el tiempo.
  • Comunicación y confianza– Uno de los elementos más importantes de un liderazgo efectivo es crear una línea abierta de comunicación con los miembros de su equipo. Los empleados quieren tener una conexión con el líder y sentirse parte del equipo y, lo más importante, sentir que se confía en ellos para hacer su trabajo. Mostrar habilidades de comunicación activa y transparencia puede generar confianza entre el equipo y mejorar la moral general.
  • Objetivos claros– Un líder eficaz es capaz de establecer objetivos claros para sí mismo y para sus equipos; gestionar las expectativas de los empleados puede ser clave para el éxito. Al establecer estos objetivos, los líderes fomentan las preguntas y los comentarios de los empleados. Incluirlos en el proceso puede aumentar el compromiso.
  • Experiencia en temas generales– Un líder reconoce que el conocimiento es poder. Deben tener la capacidad de aprovechar la experiencia de la industria y mostrar un compromiso con el aprendizaje.

Tres pasos para convertirse en un líder inspirador

Cada Gerente de Asociación debe esforzarse por ser inspirador sin importar su título. Tener esa actitud puede cambiar la forma en que impacta en su equipo, aumentando la productividad y la creación de valor general para su Asociación. En esta sesión hemos identificado tres pasos esenciales para desbloquear el líder inspirador que llevamos dentro:

Libérate de prejuicios egoístas

Los prejuicios propios a menudo son inconscientes y, por lo tanto, son difíciles de identificar y modificar. Estos son cualquier proceso cognitivo o perceptivo en el que una persona se ve a sí misma de una manera demasiado favorable. Este puede hacer que sea más probable que un individuo culpe los fracasos a algo externo que a sí mismo. Para contrarrestarlo, los gerentes deben esforzarse  por probar cosas nuevas, incluso si eso los saca de su zona de confort, y hablar con orgullo sobre sus pasiones y logros. Esto es crucial ya que los líderes deben asegurarse de que su autoestima no se base en su función actual, sino que esté vinculada a sus valores.

Construya su autoconciencia a través de la granularidad emocional

La granularidad emocional es la capacidad de comprender y nombrar las propias emociones de una manera más detallada, diferenciando entre varios grados de intensidad. Identificar las emociones de manera precisa les brinda a los profesionales la capacidad de actuar de manera adecuada y efectiva mientras identifican conclusiones positivas.

Sea creativo y un pensador transformador

Los líderes creativos no tienen miedo de correr riesgos y pensar fuera de los marcos establecidos. Ellos son flexible y capaz de encontrar puntos de vista e ideas de campos no relacionados, encuentros casuales y lo inesperado. Un buen líder debe poder tener un cierto grado de flexibilidad para adaptarse en tiempos de cambio crítico. En el mundo actual, el cambio es constante e inevitable y los líderes deben ser flexibles y creativos para tener éxito.

Las crisis recientes y los cambios regulares han transformado la forma en que trabajamos, y especialmente la forma en que lideramos. En respuesta, las habilidades profesionales que se esperan de un líder de una Asociación  están evolucionando rápidamente. Ahora, los líderes ejecutivos deben proporcionar dirección, aliento y tranquilidad a una fuerza laboral a menudo incierta.

La claridad proviene del caos y, de hecho, ha quedado claro que los ejecutivos deben adaptar la forma en que desarrollan sus estrategias, lideran sus Asociaciones y comprenden sus diversos roles y responsabilidades dentro de sus organizaciones. Conocer los temas desarrollados en esta sesión y el propósito de este alto cargo puede arrojar luz sobre el funcionamiento de las Asociaciones, ayudando a maximizar el impacto y la creación de valor.

Extracto del artículo de esae.eu

Mejorar el desempeño y la competitividad de las asociaciones

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A medida que comenzamos a salir de la pandemia, mejorar el rendimiento y la competitividad nunca ha sido más importante para las asociaciones. Tommy Goodwin, vicepresidente de la Alianza de Exposiciones y Conferencias, establece los componentes básicos para evaluar el desempeño y la competitividad mientras explora áreas clave de enfoque para las asociaciones que buscan aumentar el valor de sus miembros y el impacto social en 2022 y más allá.

Después de dos años de cambios transformadores, ahora es el momento de que las asociaciones den un paso atrás y evalúen su desempeño. “En 2022, tenemos que aprovechar la oportunidad para reducir la velocidad y reflexionar”, dice Magdalena Nowicka Mook, directora ejecutiva de la Federación Internacional de Coaching. “Después de trabajar sin parar desde que comenzó la pandemia para responder a necesidades diferentes y urgentes, las asociaciones deben pensar dónde están con respecto a ofrecer valor a sus miembros y al mercado antes de seguir adelante”.

EL LUGAR ADECUADO PARA EMPEZAR

Pero, ¿por dónde empezar? “Comience revisando su plan estratégico”, recomienda Nikki Walker, vicepresidenta global, Compromiso – Asociaciones y comunidades, con MCI Group. “Los líderes deben preguntarse ‘¿Cuáles son los resultados deseados?’ y trabajar hacia atrás para garantizar que las prioridades identificadas se vinculen directamente con la intención estratégica y tengan métricas de desempeño medibles”. Ella recomienda que las asociaciones evalúen continuamente sus ofertas, competitividad y relevancia; revise las medidas de éxito e identifique las ‘batallas que debe ganar’ que impulsarán la creación de valor y el éxito en el futuro.

A partir de ahí, “Una de las preguntas más importantes para cualquier asociación es ‘¿Qué nos dicen los datos?’”, concluye Dianna Steinbach, presidenta del Comité de Programación de ESAE. “Los datos correctos y los indicadores clave de desempeño pueden ayudar a las asociaciones a comprender mejor su desempeño actual, identificar oportunidades para redirigir recursos y proporcionar un sistema de alerta temprana para los desafíos relacionados con el desempeño en el horizonte”. Esto puede incluir datos instantáneos y longitudinales (por ejemplo, año hasta la fecha, año tras año, etc.) para métricas de desempeño que van desde el crecimiento de la membresía y los ingresos hasta la eficiencia operativa y la participación del personal.

Junto con los datos de rendimiento, la voz del miembro también es fundamental. “Las asociaciones deben comprender realmente por qué los miembros se unen y por qué renuevan, especialmente en estos tiempos difíciles”, dice Feriel Saouli, director de operaciones y director de gestión de asociaciones en SEC Newgate EU. “Las conversaciones 1 a 1 continuas con los miembros pueden ayudar a las asociaciones a entender qué es lo que mantiene a sus miembros despiertos por la noche y qué nuevos beneficios y servicios podrían ser más relevantes”. Dianna Steinbach agrega: “Los consejos de miembros también son una excelente manera de conocer lo que está sucediendo en el mercado. Estos grupos pueden identificar canarios en la mina de carbón a los que los líderes de la asociación pueden responder de manera ágil para mantenerse a la vanguardia”.

El ingrediente final es la inteligencia y el análisis competitivos. Un análisis ambiental riguroso sacará a la luz información valiosa sobre tendencias emergentes, desarrollos de mercado y nuevas ofertas de competidores (¡y posibles futuros competidores!) que las asociaciones pueden aprovechar en la toma de decisiones estratégicas y la mejora del desempeño. Esto también puede incluir ejercicios basados ​​en la previsión, como la planificación de escenarios y la creación de un competidor hipotético final de una asociación para garantizar la competitividad y protegerse contra desarrollos futuros e interrupciones del mercado.

IMAGEN INTEGRAL

En conjunto, estos elementos dibujan una imagen integral de las prioridades, el desempeño operativo y el entorno competitivo de una asociación, lo que ayudará a identificar oportunidades de mejora en el futuro. Pero, ¿dónde centran sus esfuerzos las asociaciones para mejorar su desempeño y aumentar su relevancia, impacto e ingresos en 2022?

Un área es el creciente compromiso de los miembros y la comunidad. “Si bien la propuesta de valor de las asociaciones para crear conexiones no debería cambiar con el tiempo, las ofertas y los canales que crean valor para los miembros sí lo harán”, señala Chiara Gasparotto, directora ejecutiva adjunta de la Sociedad Europea de Radioterapia y Oncología (ESTRO). En ESTRO, esto ha implicado hacer coincidir el contenido con el canal correcto en función de las necesidades de los miembros, como diferentes canales para la educación y la creación de redes. En una asociación SEC Newgate administrada por la UE, información de desempeño y retroalimentación a una auditoría de políticas de la UE que identificó amenazas y oportunidades para los miembros con el paquete de economía circular y en el Pacto Verde Europeo. Esto condujo al establecimiento de un nuevo comité de políticas y al lanzamiento de informes de seguimiento mensuales en preparación para una mayor promoción.

Además, las asociaciones continúan invirtiendo en sus comunidades en línea. “Si piensa en por qué existen las asociaciones, se trata de unir a las personas en torno a intereses compartidos”, dice Marjorie Anderson, fundadora de Community by Association. “Es lo mismo para sus comunidades en línea”. Por eso, ahora es el momento de que las asociaciones fortalezcan su oferta comunitaria. Marjorie Anderson agrega: “El rendimiento de la comunidad se puede mejorar revisando los comentarios de las encuestas y las entrevistas con los usuarios.

Junto con los esfuerzos orientados al exterior, muchas asociaciones están mejorando el desempeño organizacional al revisar sus procesos y adoptar la automatización donde sea posible. “Las asociaciones deben analizar de manera crítica las tareas operativas que realizan y automatizarlas siempre que sea posible”, aconseja Feriel Saouli. La automatización de ciertas actividades, que pueden ir desde la generación de informes hasta la publicación en redes sociales, permite que el personal se concentre en el trabajo de mayor valor. Dianna Steinbach agrega: “Cuanto menos tiempo dedica el personal al trabajo administrativo, más tiempo pasan con los miembros, lo que crea más oportunidades de compromiso”.

Hablando de personal, otras dos áreas críticas para la inversión de la asociación son la fuerza laboral y la cultura. “El personal es un factor crítico en el éxito de cualquier asociación, incluso en ESTRO”, dice Chiara Gasparotto. “Para reclutar y retener a los profesionales que todos necesitamos para ayudarnos a construir asociaciones preparadas para el futuro, debemos estar a la vanguardia al ofrecer arreglos de trabajo flexibles y dinámicos para ser competitivos en el futuro”. Este fue un tema clave de conversación en la reciente sesión del Foro de Asociaciones Internacionales de Bruselas sobre la reimaginación de asociaciones pospandémicas.

Asimismo, la cultura es un aspecto clave para la mejora del desempeño en las asociaciones. En su investigación, Silke Schlinnertz, gerente de marketing y comunicaciones de la Asociación Petroquímica Europea, descubrió que la cultura organizacional impulsa el desempeño de la asociación, siempre que se defina el desempeño. Ella dice: “Es fundamental que las asociaciones creen una cultura fuerte, pero flexible, para hacer frente a los desafíos a medida que surgen. Al aclimatarse al doble desafío de adaptarse a un entorno y necesidades en constante cambio mientras se comparte un sentido de responsabilidad, propiedad y compromiso con todas las partes involucradas, se puede construir una cultura sólida de desempeño en las asociaciones, incluso de forma remota”.

Si bien mejorar el desempeño y la competitividad de las asociaciones requiere atención y esfuerzo dedicados por parte de los líderes de las asociaciones, ahora es la oportunidad perfecta para garantizar que nuestras asociaciones continúen brindando relevancia y compromiso en los años venideros a medida que salimos de la pandemia.

Artículo extracto de esa.eu

5 formas de mantener la creatividad en el trabajo

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Construir una cultura que no tenga miedo de compartir ideas creativas es una excelente manera de hacer que los jugos fluyan nuevamente cuando parece que la inspiración se está agotando.

Después de un par de años lejos de un entorno de oficina más tradicional, es posible que se encuentre agotado creativamente.

Tiene sentido: después de pasar bastante tiempo en relativo aislamiento frente a una pantalla, puede parecer que la chispa visceral que una vez surgió naturalmente ya no está allí. ¡Pero se puede volver a encender!

  1. Tómese un tiempo para charlas triviales

No importa dónde tenga su sede su asociación, en estos días es más difícil conseguir que todos se acerquen a un enfriador de agua. Pero las bromas en el lugar de trabajo siguen siendo una forma importante de crear ccompañerismo, e incluso intercambiar ideas de manera informal, lo que puede convertirse en estrategias o campañas más grandes en el futuro. También sirve como un limpiador mental del paladar, ayudando a las personas a relajarse en la tarea de concentrarse en un proyecto.

Nuestro consejo: cuando participe en una llamada de Zoom, dele a su equipo unos minutos para hablar sobre algo que les brinde alegría, por ejemplo, antes de comenzar el trabajo del día. Esto crea un espacio en blanco para que cuando llegue el momento de ponerse manos a la obra, su equipo esté lo suficientemente preparado para hablar sobre grandes ideas.

  1. Haz algunas flexiones creativas

Una vez por semana podrías elaborar una serie de «flexiones creativas» en un canal de Slack/Teams u otras plataformas digitales, que alienta a los empleados a reaccionar rápidamente ante una indicación a veces tonta con poco tiempo para practicar… o pensar demasiado en el resultado. Las indicaciones pueden ser tan simples como «si tu ciudad natal tuviera un eslogan, ¿cuál sería?»

La idea detrás de estos ejercicios es generar una pequeña explosión de creatividad que pueda inspirar un pensamiento innovador sobre el trabajo duro de la semana.

  1. Comparte lo que te está inspirando en línea

Hemos encontrado que Slack es el medio perfecto para compartir pepitas de creatividad; también tenemos un canal dedicado para eso. Algunos aspectos destacados recientes incluyen unacaleidoscopio reveladorde un sitio web de licores italianos, un artículo fascinantesobre tendencias en diseño web,un sitio web interesantepara una compañía de juegos,una forma provocativa de compartir emoji, y unaplicación simple pero que ahorra tiempo.

Al crear un lugar para que los miembros de la asociación compartan las cosas que les gustan, incluso si no están relacionadas con el trabajo que normalmente realiza su asociación, crea un punto de partida para la inspiración. También crea una especie de biblioteca creativa, que los miembros pueden aprovechar para siempre.

  1. Destaca el trabajo interesante… incluso si no es tuyo

También puedes dedicar  tiempo en tus reuniones a compartir proyectos interesantes, brindando a las personas de equipos dispares la oportunidad de aprender lo que están haciendo sus compañeros, salir de sus propias burbujas e inspirarse.

Más recientemente, también nos hemos centrado en nuestros competidores, mostrando el impresionante trabajo que están produciendo.

Esto tiene un efecto doble: nos ayuda a vislumbrar lo que está funcionando en otros lugares y crea una base de comprensión sobre la cual construir, de modo que cuando surja el próximo proyecto creativo, estemos listos para aprovechar lo que hemos aprendido. Es una estrategia que las asociaciones definitivamente podrían usar; de hecho, le recomendamos que la robe.

  1. Trae otro par de ojos

Quizás lo más grande que su organización puede hacer para ayudar a aumentar su creatividad es traer un nuevo par de ojos para una nueva perspectiva. Ya sea que el problema sea un evento virtual, la participación de los miembros o la revisión de un sitio web, aprovechar una fuente fuera de la organización es una forma bastante consistente de encontrar una solución creativa. Después de todo, a menudo, lo que importa no es lo que miras, sino lo que ves.

Extracto artículo associationsnow.

¿Porqué eres miembro de la Junta Directiva?

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A veces, las asociaciones están tan complacidas de tener personas dispuestas a formar parte de sus directorios que no preguntan por qué lo están. Profundizar en esa pregunta puede hacer que el reclutamiento de la junta sea más efectivo.

Cuando se trata de reclutamiento de miembros de la junta, no acepte un sí como respuesta.

Todas las asociaciones quieren tener personas interesadas en un puesto en la junta. Cuanto más grande y diverso sea el grupo de personas interesadas, más oportunidades tendrá la asociación para establecer y cumplir objetivos estratégicos significativos. Pero es posible que las asociaciones no estén haciendo todo lo posible para comprender por qué los posibles miembros de la junta dicen «sí» a la oportunidad, y luego usan esa comprensión para guiar el reclutamiento de voluntarios.

En su nuevo libro, «Stop the Nonprofit Board Blame Game«, orador y consultor Hardy Smith analiza una serie de razones por las que las juntas pueden volverse disfuncionales. Uno de ellos se remonta al proceso de contratación. “Saber por qué una persona dice ‘sí’ a un puesto en la junta, o por qué dice ‘no’, hay lecciones que aprender allí”, dice Smith.

Una cuestión clave es que las razones de ese “sí” pueden no estar alineadas con los objetivos de la junta. Muchas de esas razones pueden ser egoístas: los candidatos pueden querer mejorar su posición profesional, expandir su círculo social o recibir un poco más de atención en el escenario en la próxima conferencia. Pero incluso las ambiciones declaradas más altruistas merecen un mayor escrutinio, dice Smith.

Una respuesta común [a por qué quieren servir] es: ‘Solo quiero retribuir‘”, dice. «No me burlo de eso, pero sugeriría profundizar más«.

Para hacer eso, quienquiera que haga la pregunta necesita saber qué está buscando la junta directiva: los conjuntos de habilidades, la adecuación, la diversidad, el pensamiento estratégico y otros elementos que son importantes para el establecimiento de la agenda. Además, dice Smith, los comités de nominación deben tratar las respuestas como datos utilizables. Las verdaderas razones para decir “sí” pueden hablar de cómo se percibe la asociación.

No acepte ‘No tengo tiempo’ al pie de la letra.

Hardy Smith

Lo mismo ocurre con las veces que escuchas “no”. En el libro, Smith enumera algunas de las razones más comunes por las que los líderes potenciales no quieren participar: una junta desorganizada sin objetivos claros, percepciones negativas del liderazgo actual y la sensación de que «no se lograría mucho«.

Por supuesto, no es probable que un miembro de la junta que pasa por alto su pregunta diga esas cosas tan directamente. “La respuesta más frecuente que obtendrán la mayoría de las organizaciones es: ‘No tengo tiempo’”, dice Smith. “No aceptes no tener tiempo al pie de la letra. Podría ser cierto, pero necesita confirmar qué tan cierto es. Hay tantas personas que pueden estar idealmente calificadas para servir a su organización, y ‘No tengo tiempo’ es una forma educada de rechazarlo sin decir que no«.

Independientemente de cuán hábilmente descubra las verdaderas razones por las que alguien está aceptando o transmitiendo su solicitud para unirse o postularse para su junta, Smith recomienda que los comités de nominaciones hagan dos cosas. Primero, deben tener conversaciones sinceras sobre las razones por las que están escuchando. Las respuestas ayudarán a que el proceso de reclutamiento sea más exitoso la próxima vez.

En segundo lugar, no intente convertir un «no» en un «sí».

Si ya han dicho por qué no pueden hacer el trabajo, a veces retractamos nuestras expectativas, diciéndoles que la carga de trabajo no es tan mala o que no tienen que comprometerse tanto”, dice Smith. “Cuando haces eso, comienzas a disminuir la importancia de servir en la junta”.

Y lo que es peor, ese tipo de presión puede hacer que sea más difícil persuadir a esa persona para que participe en otro momento. “Simplemente diga: ‘¿Podemos regresar y tener esta conversación nuevamente en el futuro?‘”, dice Smith. “Si eres candidato, la asociación ha indicado que realmente te valoran. Y deja la puerta abierta. En lugar de perder a un posible buen miembro de la junta, ha realizado un reclutamiento avanzado para el futuro”.

¿Cómo descubre y rastrea las razones por las que los voluntarios se unen o no a la junta directiva de su asociación? Comparte tus experiencias en los comentarios.

Brainstorming sobre la retención de miembros en tu asociación

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¿Cómo fortalecer las relaciones con su comunidad?

 Un problema común al que se enfrentan muchas Asociaciones aparece cuando un miembro que posiblemente se ha unido a la Asociación por motivos o preferencias personales, cambia de trabajo y se traslada a otra organización o empresa. Si esta persona se va, no hay nadie más que se haga cargo de la membresía. ¿Cómo podemos fortalecer las relaciones con los contactos estratégicos, para que la membresía se mantenga incluso cuando la persona de la organización en cuestión, que inicialmente se convirtió en miembro de la Asociación, se vaya?

La generación anterior de empleados podría tener una relación personal con la Asociación, mientras que lalos empleados más recientes no lo hacen. Entonces, ¿cómo podemos mostrar el valor de ser miembro de la Asociación a los recién llegados? ¿Cómo comunicamos el valor añadido de formar parte de la Asociación?

El entorno digital en el que nos encontramos ha brindado oportunidades para conectarnos con los miembros en un nivel completamente nuevo. Una buena manera de mantener y fortalecer las relaciones con los miembros es aprovechar las oportunidades que brindan diversas herramientas digitales y comunidades en línea para conectarse con nuevas audiencias y miembros potenciales.

¿Cómo retener a los miembros, especialmente cuando cambian las generaciones?

Ser proactivo es clave. Piense en la retención como un proceso activo que necesita tiempo y recursos. Es importante anticipar los próximos escenarios en lugar de solo reaccionar cuando ya es tarde. Es bastante fácil averiguar cuándo se jubila un miembro individual, por ejemplo. Aquí, la conversación sobre el reemplazo podría iniciarse con anticipación, preguntando a la persona que se jubila sobre quién podría ser el reemplazo interno más efectivo para su función. Puede ser tan fácil como levantar el teléfono y llamar a las personas adecuadas.

Una solución práctica, especialmente para las Asociaciones más grandes, podría ser contratar a un administrador de cuentas clave. Su papel sería mantener un contacto regular con los miembros para asegurarse de que estén al tanto y respondan acambios en los contactos a medida que ocurren.

Comunicar el valor añadido de la afiliación

Es importante comunicar lo que significa ser parte de la asociación para los miembros: ¿qué están pagando? También tenemos que ser flexibles y tener pruebas de este valor añadido. La necesidad de pruebas es algo bueno, ya que mejora la innovación y las conversaciones activas sobre cómo hacerlo mejor.

Haz las cosas personales

 El aspecto comunitario es importante en cualquier Asociación hoy en día. Tanto fuera de línea como en línea. La razón por la que muchas organizaciones o personas se convierten en miembros de asociaciones en primer lugar es a menudo para obtener la oportunidad de comunicarse e intercambiar puntos de vista con sus compañeros.

Para establecer relaciones duraderas, necesitamos reconocer la importancia de los miembros individuales. Saber los nombres de los miembros, de dónde vienen, qué están haciendo dentro de sus organizaciones, hace que las relaciones sean más personales y más efectivas. Cuando establezca relaciones personales con los miembros, también será más fácil comunicarse y mantenerse al día con cambios importantes, como jubilaciones, por ejemplo.

Establecer relaciones con los miembros es un trabajo duro y lleva tiempo. Sin embargo, vale la pena invertir tiempo en comunicarse con los miembros antes de que surjan desafíos. De esta manera, evitamos pasar la misma cantidad de tiempo discutiendo qué salió mal después de que los desafíos ya aparecieron y los miembros están a punto de salir.

Finalmente, las Asociaciones deben evaluar su capacidad para personalizar sus servicios para diferentes categorías de membresía y encontrar el equilibrio entre estas diversas necesidades. ¿Queremos mantener una gran base de miembros (lo que también reduce el riesgo), o queremos ser muy exclusivos, solo representando a los líderes de una industria? ¿Sería posible combinar ambos? Esta no es una pregunta fácil de responder, pero debe plantearse para garantizar que la Asociación siga siendo relevante para todos sus miembros.

¿Qué pasa con sus miembros inactivos?

 Diferentes miembros pueden tener diferentes razones para ser miembros de la Asociación. Un ejemplo podría ser si los miembros reciben una certificación como parte de la oferta de membresía. Esto no significaría necesariamente que estarán activos en otros aspectos de la Asociación. ¿Hasta qué punto deberíamos hacer el esfuerzo de motivar a estos miembros para que también participen en otras actividades? Además, ¿cómo puede la Asociación implementar una estrategia sin involucrar a todas las partes interesadas donde deberían estar?

Aquí, necesitamos tener una idea de la dirección y la línea de tiempo. De esta manera, será posible averiguar qué partes interesadas involucrar en qué pasos del plan. Es importante priorizar. ¿Cuáles son las actividades en las que su Asociación debería invertir más? ¿Qué conducirá al mayor valor agregado? Utilice datos e información para identificar qué categorías de miembros están en riesgo (p. ej., en términos de miembros activos frente a miembros pasivos).

Trabaja en una buena anticipación

 Para crear el mayor valor agregado, una Asociación necesita identificar las diferentes necesidades de su grupo de miembros. ¿Qué miembros participarán en qué tipo de actividades? La anticipación es clave aquí.

Además, si un miembro decide dejar la Asociación, es fundamental conocer el motivo de la decisión. Cuando seamos más conscientes de los diferentes escenarios en los que se van los miembros, también nos permitirá ser proactivos y, en primer lugar, evitar que sucedan situaciones similares. Envíales un mensaje o llámalos para saber por qué han decidido irse. Lo apreciarán, y esto podría llevarlos a considerar regresar en el futuro. Si no es así, aún obtendrá comentarios

 

En lugar de aceptar los contratiempos de mala gana, considere la disrupción como una oportunidad para mejorar en el futuro. Identificar los problemas de hoy nos da la oportunidad de abordarlos y adaptarnos a nuevos entornos. Los miembros también suelen apreciar los cambios dentro de las Asociaciones: el desarrollo de actividades nuevas y relevantes que los miembros podrían haber estado solicitando les da a estos miembros la sensación de ser escuchados.

Auto cuidarse en momentos de regreso a las reuniones en persona

en Asociaciones/El Sector/Kolokio por

Desde trabajar en momentos de meditación hasta recuperar la alegría, hay muchas maneras de concentrarse en uno mismo mientras maneja las complejidades de un evento en persona.

El autocuidado no es un concepto desconocido cuando se trata de la industria de las reuniones; después de todo, la prisa de tratar de coordinar todo en unos pocos días es estresante para los asistentes y organizadores.

Pero tratar de hacerlo hoy en un contexto en persona, lo que podría ponerlo cerca de grandes multitudes quizás por primera vez en meses, incluso años, podría prometer ser más que un poco estresante.

Así que, mientras te reintegras al mundo de las reuniones, recuerda tener en cuenta tus propios sentimientos. Aquí hay algunas estrategias de cuidado personal que podrían ayudar a que la experiencia sea agradable.

Crea una rutina meditativa

Es posible que no pueda controlar lo que sucede dentro de una gran sala de exposiciones, por mucho que lo intente con protocolos y estrategias de distanciamiento social. Pero puede controlar cómo pasa su tiempo, creando rutinas en su viaje para tener un poco de espacio para respirar.

Tal vez te tomes un momento a primera hora de la mañana mientras preparas tu ropa para el largo día o te cepillas los dientes; tal vez trabaje en caminatas cortas entre sesiones para dejar tiempo para despejar su mente; tal vez, al final de un largo día, pasas 10 minutos dándote el espacio para relajarte.

Incluso si el momento de la atención plena es breve, por ejemplo, entre sesiones educativas, puede descargar una aplicación o un podcast de atención plena, con un par de auriculares listos, para permitirse un momento de relajación.

Desplácese lentamente

Participar en un evento con cientos o incluso miles de personas después de pasar la mayor parte de los últimos dos años en la oficina de su hogar podría ser un pequeño cambio en su rutina, por decirlo suavemente.

Si no está acostumbrado a tratar con tanta gente a la vez, es posible que desee hacerlo lentamente probando las aguas antes del evento. Tal vez salgas un poco más en público, digamos a una cafetería o a un centro comercial, o pases un tiempo trabajando para volver a estar rodeado de grupos de personas.

Apóyate duro en los descansos

Tal vez en los “tiempos anteriores” hiciste un juego de networking para ver cuántas tarjetas de presentación podías intercambiar durante un evento determinado. Pero a medida que vuelve a sumergirse en el juego de redes, es posible que aprecie mejor un enfoque de menos es más.

Menos golpes en cada evento, más descansos.

Hablando con el grupo de mercadeo en red de ferias comerciales en 2019, el orador de atención plena Lee Papa sugirió que era importante dejar de preocuparse por encajar demasiado en las conferencias, y en cambio permitirse descansos frecuentes y darse el espacio en blanco para disfrutar de las relaciones que forja en estos eventos.

“Tómese los descansos necesarios y sea amable consigo mismo sin juzgar acerca de tomar ese tiempo de inactividad”, aconsejó. “Disminuir la velocidad es parte del cuidado personal. Parte de eso es no sentir que debe programar tantas reuniones o establecer contactos con tantas personas como sea posible. Tenga en cuenta la calidad de las conexiones que hace, no la cantidad”.

Devuélvele el placer a tu vida

Bleisure, ¿recuerdas esa palabra? Antes de la pandemia, esa era la tendencia de moda en los viajes de eventos, la idea de que podrías tener unas vacaciones mientras asistes a una conferencia… tal vez escabulléndote un par de días después del gran evento.

Puede parecer que la última vez que escuchó esa palabra fue hace un millón de años, pero podría ser una buena manera de superar parte de su ansiedad por el regreso del evento, sabiendo que, una vez que terminen todas las sesiones, puede tomar un buen y largo descanso. Podría ser lo último en autocuidado posterior al evento.

Extracto del artículo en associationnow.com

¿Cómo obtener ese “impulso perfecto” para tu asociación?

en El Sector/Formación/Kolokio por

Estos últimos años nos han enseñado que las organizaciones son un punto de apoyo y orientación para todos sus miembros. Es por eso, que es una oportunidad para ellas para agrandarse y evolucionar conjuntamente.

¿Cómo obtener ese «impulso perfecto» para llegar a realizar el plan estratégico de tú asociación?

CARÁCTER DEL CRECIMIENTO

Con respecto a la planificación estratégica, lo que básicamente buscamos en nuestras organizaciones a través de nuestros diversos grupos de expertos, visiones, objetivos, etc., es crear lo que se llama el «impulso perfecto». Esto representa un conjunto de circunstancias en las que las ofertas de una organización son de tal naturaleza que las partes interesadas que ya son participantes sin duda desean continuar participando y las posibles anhelan con vehemencia convertirse en parte del viaje. Esto incluye a los empleados actuales y potenciales de la organización.

Si bien se habla mucho del proceso de planificación estratégica, en esencia se relaciona con la realización de:

(1) dónde se encuentra la organización en una etapa específica

(2) hacia dónde queremos que vaya la organización

(3) cómo creemos que podemos llegar allí

(4) cómo vamos a evaluar si llegamos allí

A modo de ejemplo, en el Executive Master in Association Management de Solvay School of Business & Economics, una visión estratégica para una organización se define de la siguiente manera: “Una imagen ambiciosa de un estado futuro que es radicalmente preferible al estado actual, según aquellos quienes lo desarrollan. Es una caja que se convierte en una referencia para una organización y, por lo tanto, sirve como una guía que permite a cada empleado abordar el trabajo de manera más efectiva”.

Esta es una descripción muy creativa de una visión estratégica e implica tener que conocer en detalle cuál es el estado actual de la organización, bueno y malo. También implica un proceso de tener que establecer cómo debería o podría ser, para todos nuestros actores, una imagen del futuro radicalmente preferida. Y, para completar el proceso, se debe llegar a un acuerdo sobre la proverbial «caja de trucos» que, si los actores acordados la cumplen en el momento acordado, nos llevará a darnos cuenta de ese nuevo estado previsto.

Para determinar mejor esta imagen radicalmente preferida del futuro, al tener en cuenta los efectos probables de la pandemia, las organizaciones deberán aumentar la medida en que interactúan con sus partes interesadas, antes del proceso estratégico y posteriormente. Esta participación de las partes interesadas involucra todos los medios apropiados de recopilación de información disponibles para la organización. Comprender intensamente las diversas dificultades que nuestros grupos de interés requieren mitigar, junto con las oportunidades que buscan explorar, es lo que nos permitirá encontrar de manera significativa la innovación, las herramientas, las soluciones, el conocimiento o la caja de trucos si lo desea, para crear ese “ impulso perfecto» para nuestra organización.

 

AGILIDAD ESTRATEGICA

Con razón, se habla mucho de la agilidad organizacional, ya que ayuda a adaptarse al mercado ya los cambios internos, pero como todos sabemos, la agilidad requiere la inteligencia más reciente. De manera proporcional durante tiempos volátiles, los procesos de planificación estratégica también pueden requerir un aumento en la inteligencia regular y, como resultado, es posible que deseemos considerar la posibilidad de una estrategia ágil que requiera una revisión periódica.

Debido a que no hemos podido reunirnos con nuestros grupos de interés de la misma manera que lo hicimos antes de la pandemia y considerando los muchos cambios que ocurrieron en los últimos dos años, hacer las preguntas correctas a los grupos de interés de nuestra organización es actualmente de tal importancia que incluso sea ​​sensato organizar una sesión previa a la estrategia para que todos estén alineados sobre qué, cómo y cuándo preguntar.

La obtención periódica de comentarios de las partes interesadas, como parte del proceso de revisión estratégica, dará sus frutos ya que la pandemia y sus efectos continúan. Lo mismo que con un enfoque ágil de gestión de proyectos. Desafortunadamente, no muchas personas tienen tiempo para leer diligentemente comentarios extensos o completar encuestas, ya que todos ya están expuestos a grandes cantidades de información y simplemente no tienen tiempo.

Por lo tanto, el desafío o más bien la oportunidad para los líderes y sus respectivos equipos consiste en encontrar formas innovadoras de crear medios de comunicación internos y externos recíprocos, que brinden al equipo ejecutivo la última inteligencia de las partes interesadas. Esto será necesario para elaborar estrategias, evaluar y ajustar a medida que evoluciona el mundo.

Quiero acabar este artículo con una frase hecha por el presidente Mandela:

Después de escalar una gran colina, uno solo descubre que hay muchas más colinas por escalar”.

Cinco cosas que los asistentes deben esperar de las reuniones en persona en 2022

en Asociaciones/El Sector/Kolokio por

La pandemia continúa, pero la industria de las reuniones se ha adaptado para ofrecer un nuevo tipo de evento presencial. Esto es lo que puede experimentar cuando regrese a las reuniones en vivo.

Han sido dos años tumultuosos, pero las tendencias sugieren que lo peor del omicrón ha quedado atrás y es posible que vengan días más seguros. Esto podría significar que pronto se encontrará en su primera gran escala reunión en persona en años.

Entonces, ¿qué ha cambiado y qué no ha cambiado desde la última vez que entró en un lugar de la conferencia? Esto es lo que puede esperar.

Nuevas Precauciones Sanitarias

Los organizadores de eventos han tomado medidas para que las reuniones sean lo más seguras posible durante la pandemia. No se sorprenda con las medidas de seguridad obligatorias, que a menudo incluyen pruebas de COVID-19 y controles de temperatura a la llegada, requisitos de máscara (incluso para altavoces), lugares rediseñados para adaptarse al distanciamiento social y exigir prueba de vacunación. Si el evento permite tanto a personas vacunadas como no vacunadas, espere ver diferentes reglas según el estado de vacunación de los asistentes.

«Los organizadores de eventos pueden decidir implementar estrategias de prevención de múltiples capas en un evento o reunión que incluirán personas que estén completamente vacunadas y personas que no estén completamente vacunadas», afirma Preguntas frecuentes de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades.

Cambios de última hora

La naturaleza altamente contagiosa e impredecible de COVID-19 hace que los retrasos, aplazamientos o cancelaciones de eventos no solo sean posibles pero probablemente. Es posible que deba abandonar un evento antes de tiempo si de repente hay un caso confirmado de COVID-19 entre los asistentes. Considere los próximos pasos inmediatos en caso de que esto suceda: ¿Tendrá su propio automóvil o necesitará depender del transporte público en cualquier momento? ¿Y cómo afectará a sus planes de viaje?

Afortunadamente, casi dos años después de la pandemia, el organizador de su evento probablemente tenga un plan de contingencia en su lugar para cualquier incidente relacionado con la pandemia.

Una nueva sensación para la creación de redes

Muchos de sus compañeros asistentes habrán estado encerrados en casa durante la mayor parte de los últimos 24 meses, lo que significa que mezclarse con otros después de una presentación o durante una recepción de hora feliz puede ser más incómodo y agotador de lo que cualquiera de ustedes recuerda.

“Tómate tu primera conferencia con calma y regresa a tu habitación para relajarte. Como recordatorio, no es necesario que cierre el bar en su primera conferencia de regreso”, escribió.

Cambios de lugar

Además de los rediseños de pisos relacionados con el distanciamiento social, muchos lugares han establecido límites de asistencia, han puesto un límite a la cantidad de personas que pueden usar las instalaciones a la vez (prepárate para filas más largas), y acceso restringido a ciertos servicios.

Por otro lado, es posible que vea equipos de última generación, como dispensadores de desinfectante para manos sin contacto, quioscos e instalaciones sanitarias, y divisores de plexiglás entre asientos o mesas.

Desde Kolokio Int poco a poco vemos como vuelven los eventos personales y estamos con muchas ganas. Ya estamos empezando a organizar los eventos del 2022  y esperemos que la situación sanitaria solo vaya a mejor.

Ya tenéis la grabación del webinar ¿Cómo crear tu web?

en Eventos/Formación/Kolokio por

El viernes 11 de febrero Kolokio Int organizó un webinar donde explicó a todos sus oyentes el proceso de creación de una página web. En el 2021 decidimos actualizar nuestra página web y newsletter que enviamos mensualmente. Es por eso que nos pareció oportuno realizar un webinar sobre cómo nosotros trabajamos este proceso de creación de web.

Nuestro nuevo sitio brinda una capacidad mucho mayor para actuar como plataforma clave al difundir nuestros servicios. Además de renovar nuestra estrategia de contenido, hemos actualizado la apariencia para mejorar la experiencia del usuario, de modo que todas las partes interesadas puedan encontrar la información que necesitan fácilmente. Estamos muy contentos con el trabajo realizado y que pueda llegar a nuevas audiencias.

Durante el webinar, Pablo Serrano presentó en que consiste un proceso de una auditoria de comunicación. Ya que la auditoria de comunicación es una herramienta que nos permite saber de dónde partimos en el ámbito comunicativo a donde queremos llegar. Es el primer paso que realizamos con nuestro cliente para poder diseñar una página web.

Hay que saber que una página web es una parte de la comunicación de cualquier identidad, y que tiene que ser trabajada diariamente. Es muy importante siempre analizar todo el movimiento que se hace en la web. Es por eso que durante el webinar presentamos un Informe de audiencia de comunicación que realizamos mensualmente para nuestros clientes.

Para poder volver a ver el webinar completo, dejamos enlace: https://www.youtube.com/watch?v=CbxpwysEg4A

Animamos a cualquiera que tenga alguna consulta a contactarnos al email de jorge@kolokio.net y podremos ayudarles en cualquier proceso que necesiten.

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