A menudo se espera que los líderes de asociaciones logren un desempeño sobresaliente para los miembros de su organización, incluso cuando sus recursos son limitados. La pandemia de la COVID-19 introdujo más dificultades y muchas asociaciones necesitaron reevaluar sus finanzas, la estructura de sus equipos y sus prioridades.
Primero definimos una “secretaría general” en la alineación eficiente de las tareas necesarias para ayudar a los miembros, la reducción del costo por tarea para maximizar la eficiencia del presupuesto de la organización y la minimización de las tareas administrativas para que el personal tenga la oportunidad de interactuar con los miembros.
Otras descripciones para definir una «secretaría general» como una organización con valores fundamentales compartidos por el personal y los miembros, y como un equipo de personal que ha establecido estrategias a largo plazo, capaz de tomar decisiones rápidas y tomar medidas en beneficio de la Asociación.
ESAE organizó esta webinar que diseñó como una sesión interactiva con el objetivo de alentar a los participantes a intercambiar puntos de vista, experiencias y opiniones sobre cómo mejorar los miembros del personal de una organización.
La sesión incluyó el intercambio de conocimientos de expertos, así como mesas redondas en salas de reuniones donde los asistentes tuvieron la oportunidad de compartir sus ideas entre sí y encontrar soluciones para problemas comunes juntos.
Organización y administración
Un concepto esencial en la construcción de una “secretaría general” es el de su posición en relación con los miembros de la Asociación: la secretaría debe ser la columna vertebral y la base de una Organización basada en miembros. En esencia, esto significa que el primer paso que debe tomar una Asociación es asegurarse de que el personal coopere de manera eficiente, esté en estrecho contacto con los miembros de la Asociación y que las estrategias implementadas se examinen y actualicen periódicamente de acuerdo con las necesidades actuales.
A menudo se espera que los líderes logren un desempeño sobresaliente para los miembros de su organización, incluso cuando sus recursos son limitados. La pandemia de COVID-19 introdujo más dificultades y muchas asociaciones necesitaron reevaluar sus finanzas, la estructura de sus equipos y sus prioridades. Esta sesión interactiva proporcionó información sobre cómo los líderes de la asociación pueden administrar una secretaría justa y hacer frente con éxito a todos los desafíos.
Recursos humanos
El personal es el principal activo de una Asociación. A través de la capacitación adecuada, la retroalimentación, el empoderamiento del equipo y la comunicación, la secretaría puede lograr resultados positivos y hacer avanzar a la Asociación. Dependiendo del tamaño de la Asociación, la asignación de un rol de RR.HH. también puede ser útil para una mejor gestión del talento que trabaja para la Asociación.
Finanzas
Las finanzas se ven como el facilitador, ya que permite a la organización realizar compras y estar activa en los espacios relacionados con la Asociación. También puede verse como una herramienta estratégica, ya que ayuda a determinar la relevancia de una Asociación. Sin embargo, esta observación no significa que las organizaciones más pequeñas no sean relevantes, o que las más grandes nunca luchen por seguir siendo relevantes. Se ha demostrado que una organización y una reestructuración adecuadas son a menudo clave para la supervivencia de algunas de las asociaciones más importantes. Lo que significa la declaración es que una estrategia financiera adecuada puede ayudar a cualquier Asociación a crecer.
Lo que los profesionales de la Asociación deben hacer es examinar sus necesidades financieras y planificar sus pasos futuros en consecuencia. Si el objetivo es aumentar las cuotas de membresía en un cierto porcentaje, deben considerar su alcance general, así como de dónde proceden realmente los fondos y cómo se asignan. Esto puede ayudar a diseñar una estrategia adecuada, que actualmente es un objetivo más pertinente que nunca. Las asociaciones continuaron aceptando los impactos financieros en curso de la pandemia.
Liderazgo
La gobernanza brinda la oportunidad para que las asociaciones cambien y crezcan. Ofrece la oportunidad de crear una secretaría eficiente a través del descubrimiento de nuevas direcciones y alineaciones entre los miembros del personal y los líderes voluntarios de la organización. Es una herramienta fundamental para implementar la visión de la Asociación. Un líder debe asegurarse de que se priorice la misión y que las acciones de la Asociación continúen progresando evitando distracciones. En el proceso de mantener el enfoque, los diversos intereses y prioridades de los miembros pueden ser difíciles de equilibrar. En la práctica, es sumamente importante que se mantenga un nivel de neutralidad, para que se pueda preservar un sentido de simetría entre los intereses de todos los miembros y la Asociación pueda avanzar de manera productiva.
«El ‘personal’ ‘es más que unas pocas personas que están trabajando. Es cerebro y creatividad». ~ Roberta Mugnai
Esta sesión interactiva reveló que la respuesta a menudo es complicada, pero que las acciones necesarias para construir un equipo eficiente son necesarias para el buen funcionamiento de una Asociación. Una secretaría siempre tendrá que lidiar con desafíos, ya sean derivados de cambios internos o variables externas. Revisar las necesidades de la Asociación en cada momento. Os dejamos el enlace para volver a verlo.
Webinar organizado por ESAE.eu en el mes de noviembre.
