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No es cuestión de ser más grande o más pequeño, es cuestión de adaptar las herramientas a las necesidades de tu empresa y sacarles el máximo beneficio posible. Esa fue la idea clave de la presentación que hizo Pablo Serrano, Director de Kolokio International, en el marco de la cuarta edición de C!Print Madrid.

Pablo Serrano fue invitado al Salón C!Print para hablar sobre la importancia de la comunicación enfocada principalmente a las pequeñas empresas, esas en las que muchas veces, bien por falta de personal o de presupuesto, se deja de lado este aspecto.

Para empezar, debemos aclarar que hay distintos ámbitos de comunicación: interna, o la que hace dentro de la propia empresa; y externa, orientada a los clientes, a tu entorno o a los medios de comunicación. La comunicación interna facilita el buen funcionamiento de la empresa, hace que los trabajadores estén al día de lo que ocurre y que haya un conocimiento mutuo de todas las áreas. La comunicación externa te ayudará a dar a conocer a tu empresa, conseguir nuevos clientes, fidelizar a los que ya tienes y fortalecer tu imagen.

Con la llegada de Internet y las redes sociales cualquier empresa puede incluir la comunicación online en su estrategia diaria para lograr sus objetivos. Tal como explicó el Director de Kolokio, hay tres elementos básicos para poner en marcha la comunicación online en una empresa, sea cual sea su tamaño: la página web, el blog y las redes sociales.

Contar con una buena página web es fundamental, hoy en día, quien no está en Internet no existe. Es importante que la web esté bien organizada, que sea atractiva en cuanto a diseño e interesante por su contenido. El usuario ha de estar en el centro de las decisiones y el usuario utiliza cada ves más el móvil para acceder a Internet. Por eso, el diseño de una nueva web tiene que ser responsive, es decir, que se adapte a todo tipo de dispositivos: ordenador, tableta y teléfono móvil.

Un blog corporativo es una gran herramienta para dar visibilidad a nuestra empresa, pero desde Kolokio International recomendamos que se haga de forma profesional: para que el contenido sea de calidad es importante dejarlo en manos de una persona especializada en comunicación, ya sea parte de tu equipo o de un colaborador externo. Así te asegurarás de que los textos estén bien redactados y que las imágenes tengan buena calidad. Ah, y no pienses que todo el contenido de ese blog tiene que ser exclusivamente sobre tu empresa. Se trata de generar contenido que resulte interesante a tus clientes reales y potenciales y que te posicione como prescriptor en tu sector.

Si te decides a profundizar un poco más en la estrategia de comunicación, desde el blog puedes generar una newsletter que enviar periódicamente a tu base de datos de contactos a través del email. Y también puedes generar campañas de emails cada vez que tengas alguna novedad o algo especialmente interesante que comunicar.

También es buena idea tener cuentas en redes sociales. Pero debes tener claro a qué tipo de audiencia te diriges y dónde está esa audiencia ¿En Facebook, en Twitter, en Instagram, en Linkedin? Además, si abres una cuenta en una red social tienes que dotarla de contenido, así que has de empezar por aclarar qué tipo de contenido puedes hacer mejor y cuál está más relacionado con tu empresa. Aún así hay redes sociales que consideramos básicas: es interesante estar en Linkedin y participar en grupos profesionales y es interesante estar en Facebook por su capacidad para generar tráfico web y por la gran cantidad de gente que tiene cuenta en esta red social.

Esforzarse en la comunicación online puede darnos grandes resultados, pero eso no significa que dejemos de lado la comunicación offline y, especialmente, la participación en ferias y eventos del sector, donde presentamos nuestra empresa, conocemos a posibles colaboradores y clientes y hacemos negocios.

Las ferias son un gran escaparate y cuando vayamos a participar en una, además de planificar todo el trabajo que habrá que hacer en el stand, recomendamos crear una estrategia de comunicación con tres ejes: antes, durante y después de la feria. En cada momento lanzaremos mensajes diferentes y todos nos ayudarán a que el trabajo que supone participar en un evento así nos reporte los mejores resultados.

Cuando planificamos y ejecutamos un evento hay que tener mucha información en la cabeza y estar pendiente de varias cosas a la vez. Es muy fácil que alguna de ellas se nos olvide o pasemos por alto detalles que pueden marcar la diferencia. En Kolokio International trabajamos en distintos tipos de eventos, desde congresos y jornadas profesionales hasta ferias, y tenemos unos trucos para organizar las distintas tareas que compartimos con vosotros en este artículo.

1. Planifica el trabajo: puede parece un consejo muy obvio, pero la planificación es la base para cualquier evento. No nos referimos simplemente a tener una agenda con las distintas tareas y fechas de vencimiento, sino una tabla en la que, en un solo golpe de vista, podamos ver los distintos trabajos, el calendario de realización y las personas responsables de cada uno. En Kolokio utilizamos una tabla estándar en la que registramos absolutamente todas las tareas que hay que realizar en cualquier evento (desde la organización y la gestión con los proveedores, hasta las distintas acciones de comunicación), las fechas previstas para cada una de ellas y las fechas finales. Así no necesitamos tener todos los datos en la cabeza y cualquier miembro del equipo puede ver el estado de realización de un trabajo aunque no haya estado directamente implicado en él.

2. Elige al equipo apropiado: tanto en el trabajo previo como en el momento del evento, es fundamental que las personas implicadas sean las correctas. Con esto no decimos que no incorpores a gente nueva en tu equipo, pero al frente debe haber personal especializado, con poder de decisión y formación. Y, sobre todo, es fundamental que todo el equipo conozca bien el producto que se vende o el objetivo que se persigue.

3. Prepárate para los imprevistos: cuando llega el día del evento es importante saber reaccionar ante posibles eventualidades. Puede que haya cambios de última hora o que algo no funcione como esperábamos, pero es importante no perder la calma, ser capaz de tomar decisiones rápidas y dar siempre imagen de serenidad ¿Tienes que imprimir acreditaciones y no funciona la impresora? Lleva siempre acreditaciones en blanco y un rotulador para rellenarlas a mano ¿Los ponentes se extienden más de lo previsto y no cumplís el horario? Elimina alguna de las actividades o reduce los descansos planificados. Lo importante es que el equipo mantenga una actitud positiva y que se atienda a los participantes en el evento de forma agradable.

4. Mantén tu espacio de trabajo ordenado: cuando cambiamos la oficina por una feria o un congreso tenemos que trabajar en un espacio nuevo y normalmente reducido. Es fundamental mantenerlo ordenado para no molestar a los demás y tener siempre localizado nuestro material para no perderlo. Asigna un espacio para cada cosa para no perder tiempo en búsquedas. Además, localiza un sitio seguro para dejar tus cosas, especialmente si llevas material “goloso”, como el ordenador portátil o una cámara de fotos.

5. No te olvides de los pequeños detalles: te aconsejamos que, unos días antes, prepares una carpeta o una caja con material que puedas necesitar en el evento. Desde material de oficina como bolígrafos, rotuladores, tijeras, folios o cinta adhesiva, hasta documentación con información sobre el lugar del evento. Nunca está de más tener a mano un plano de la ciudad y de sus transportes. Además, cuando llegues al lugar del evento, hazte con un plano o recórrelo para localizar los puntos de interés, como los cuartos de baño o las distintas salidas. Lleva cargador para el móvil y el portátil, pero, por si no tienes fácil acceso a enchufes, llévalos 100 por 100 cargados y, si tienes, no te olvides las baterías portátiles. Y no te dejes en casa un taco de tarjetas de presentación ¡Allí mismo puede estar el cliente de tu próximo evento!