Cuando planificamos y ejecutamos un evento hay que tener mucha información en la cabeza y estar pendiente de varias cosas a la vez. Es muy fácil que alguna de ellas se nos olvide o pasemos por alto detalles que pueden marcar la diferencia. En Kolokio International trabajamos en distintos tipos de eventos, desde congresos y jornadas profesionales hasta ferias, y tenemos unos trucos para organizar las distintas tareas que compartimos con vosotros en este artículo.
1. Planifica el trabajo: puede parece un consejo muy obvio, pero la planificación es la base para cualquier evento. No nos referimos simplemente a tener una agenda con las distintas tareas y fechas de vencimiento, sino una tabla en la que, en un solo golpe de vista, podamos ver los distintos trabajos, el calendario de realización y las personas responsables de cada uno. En Kolokio utilizamos una tabla estándar en la que registramos absolutamente todas las tareas que hay que realizar en cualquier evento (desde la organización y la gestión con los proveedores, hasta las distintas acciones de comunicación), las fechas previstas para cada una de ellas y las fechas finales. Así no necesitamos tener todos los datos en la cabeza y cualquier miembro del equipo puede ver el estado de realización de un trabajo aunque no haya estado directamente implicado en él.
2. Elige al equipo apropiado: tanto en el trabajo previo como en el momento del evento, es fundamental que las personas implicadas sean las correctas. Con esto no decimos que no incorpores a gente nueva en tu equipo, pero al frente debe haber personal especializado, con poder de decisión y formación. Y, sobre todo, es fundamental que todo el equipo conozca bien el producto que se vende o el objetivo que se persigue.
3. Prepárate para los imprevistos: cuando llega el día del evento es importante saber reaccionar ante posibles eventualidades. Puede que haya cambios de última hora o que algo no funcione como esperábamos, pero es importante no perder la calma, ser capaz de tomar decisiones rápidas y dar siempre imagen de serenidad ¿Tienes que imprimir acreditaciones y no funciona la impresora? Lleva siempre acreditaciones en blanco y un rotulador para rellenarlas a mano ¿Los ponentes se extienden más de lo previsto y no cumplís el horario? Elimina alguna de las actividades o reduce los descansos planificados. Lo importante es que el equipo mantenga una actitud positiva y que se atienda a los participantes en el evento de forma agradable.
4. Mantén tu espacio de trabajo ordenado: cuando cambiamos la oficina por una feria o un congreso tenemos que trabajar en un espacio nuevo y normalmente reducido. Es fundamental mantenerlo ordenado para no molestar a los demás y tener siempre localizado nuestro material para no perderlo. Asigna un espacio para cada cosa para no perder tiempo en búsquedas. Además, localiza un sitio seguro para dejar tus cosas, especialmente si llevas material “goloso”, como el ordenador portátil o una cámara de fotos.
5. No te olvides de los pequeños detalles: te aconsejamos que, unos días antes, prepares una carpeta o una caja con material que puedas necesitar en el evento. Desde material de oficina como bolígrafos, rotuladores, tijeras, folios o cinta adhesiva, hasta documentación con información sobre el lugar del evento. Nunca está de más tener a mano un plano de la ciudad y de sus transportes. Además, cuando llegues al lugar del evento, hazte con un plano o recórrelo para localizar los puntos de interés, como los cuartos de baño o las distintas salidas. Lleva cargador para el móvil y el portátil, pero, por si no tienes fácil acceso a enchufes, llévalos 100 por 100 cargados y, si tienes, no te olvides las baterías portátiles. Y no te dejes en casa un taco de tarjetas de presentación ¡Allí mismo puede estar el cliente de tu próximo evento!
