Las asociaciones internacionales y europeas se enfrentan al reto de los viajes, el desperdicio de alimentos y el consumo de la energía que inevitablemente aumenta la huella de carbono de los eventos. Sin embargo, como profesional de la Asociación, probablemente sepa que los eventos son el núcleo del funcionamiento de cualquier Asociación internacional basada en miembros: los miembros de varios países necesitan reunirse y establecer contactos para mantenerse comprometidos y ver el valor adicional que les aporta. Aunque no puedes dejar de hacer eventos, puedes incluir criterios de sostenibilidad en tus RFP. Como se mencionó anteriormente, la sostenibilidad abarca un ámbito más amplio que simplemente reducir nuestra huella de carbono y la elección de volar o no. Al abordar los objetivos de sostenibilidad, es importante tener en cuenta todo el ciclo de vida de un evento, desde la planificación hasta su legado.
ANTES DEL EVENTO: DA FORMA A SU PENSAMIENTO Y ¡ ACCIONES EN TORNO A LA SOSTENIBILIDAD !
La sostenibilidad a menudo se percibe como una carga y como algo que requiere una importante capacidad y recursos internos por parte de los destinos, lugares y proveedores. Sin embargo, es posible ser más sostenible sin obstaculizar sus actividades: todo está en su mentalidad.
Ponte a prueba con algunas preguntas: ¿es más caro volverse sostenible o es solo una idea preconcebida común? La verdad es que la sostenibilidad no siempre tiene un costo: ¡trabajar con hoteles locales y tener comidas vegetarianas, por ejemplo, puede resultar rentable!
Desarrolle objetivos a largo plazo con su liderazgo: centrarse en prioridades rápidas y tareas específicas es esencial.
Sin embargo, la sostenibilidad también se trata de tener un enfoque a largo plazo. Por ejemplo, Eurocities lanzó un grupo de trabajo de sostenibilidad compuesto por personal voluntario para trabajar en objetivos y prioridades de sostenibilidad, consultar al personal, los miembros y las partes interesadas externas. Los resultados se analizarán en dos años y dictarán la Estrategia de Eventos de la Asociación
¿Cómo desarrollar una mentalidad sostenible?
Predique con el ejemplo: como Asociación internacional, está actuando con miembros de una gran diversidad de países y sectores profesionales, con enfoques muy diferentes hacia la sostenibilidad. No queremos excluir a las partes interesadas que podrían estar menos avanzadas en sostenibilidad: el objetivo es cambiar la mentalidad predicando con el ejemplo. A veces, es mejor comenzar poco a poco e incluirlos en sus iniciativas que ser demasiado entusiasta y exigente, lo que podría terminar excluyéndolos de su cambio de sostenibilidad. Involucrar a los comités organizadores y miembros para orientar el briefing del destino de la candidatura y la selección de socios locales. Desarrollar iniciativas sostenibles juntos e involucrar a los socios en una etapa temprana. ¡De esta manera, puede predicar con el ejemplo para demostrarles cómo ser más sostenible!
DURANTE EL EVENTO
Las colaboraciones y asociaciones con los proveedores son clave en el camino hacia la sostenibilidad. Al elegir un lugar, verifique si respeta los estándares de sostenibilidad que son los más importantes para su Asociación. Algunos lugares están etiquetados como saludables, verdes o sostenibles. Por ejemplo, la acreditación Healthy Venue reconoce los lugares de todo el mundo por ofrecer un catering saludable, promover la actividad y la salud en el lugar de trabajo. Si se encuentra en una posición en la que no puede encontrar lugares etiquetados como sostenibles, pregunte: a menudo están dispuestos a adaptarse a los deseos y necesidades de los clientes.
Ya sea que esto esté incluido en sus RFP o no, siempre hay acciones, ya sean grandes o pequeñas, que se pueden tomar.
- Catering: póngase en contacto con los productores locales, proporcione platos pequeños, coloque la ensalada y las verduras primero en las filas del buffet y proporcione el aderezo por separado, señale los artículos más saludables, proporcione agua del grifo gratis
- Promoción de la actividad: cambie la configuración de la sala de su evento para que las personas se muevan más, anímelos a usar las escaleras en lugar del ascensor
- Limite el desperdicio: elimine los desperdicios de alimentos a través de donaciones y el reciclaje adecuado, (re)utilice los materiales reciclables del evento
- Ahorre energía: use luz natural, limite el número de pantallas y anime a las personas a usar las escaleras
DESPUÉS DEL EVENTO: COMUNICAR Y RECICLAR
¿Cómo comunicar sobre acciones sostenibles después del evento?
Comunicar sobre por qué y cómo buscas que tu evento sea sostenible es fundamental. Activará más comprensión, acciones y compromisos de sus miembros y su personal. Haga que las personas rindan cuentas e inserte un llamado a la acción en su comunicación: ¡así es como construirá un legado social y un impacto duradero!
¡La comunicación interna, con su equipo y el liderazgo, es igualmente importante para mostrar qué más se puede hacer, para lograr que participen y para mantenerlos a bordo!
Reciclar material de eventos
Asegúrese de que las acciones y los esfuerzos de sostenibilidad sean consistentes y que los materiales de los eventos no se desechen tan pronto como el último delegado abandone la sala: comparta consejos y trucos con los expositores y reutilice las estructuras de los stands y las insignias de un evento a otro.
Hacer que su evento sea sostenible es un desafío y depende en gran medida de la estructura, el tamaño, la misión y los líderes de su Asociación. Sin embargo, este tema está cada vez más alto en la agenda y es esencial abordarlo. La credibilidad de una Asociación debe partir de sus propias acciones. Puedes empezar de a poco, incluso si piensas en grande. La clave es ser proactivo, trabajar con socios y colegas, ya lo largo de la cadena de producción. Todos podemos hacer algo, así que sigamos hablando, compartiendo y trabajando por un futuro más sostenible.
Extracto del artículo esae.com
