Cómo tener flexibilidad en el lugar de trabajo

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Los últimos dos años han sido un desafío increíble para el mundo, dejando muchas cicatrices en familias y comunidades y cuestionando la preparación de los sistemas de salud en todo el mundo. Al mismo tiempo, las asociaciones se han visto obligadas a repensar los procesos, los productos y el valor ofrecido. Si bien sigue siendo un desafío, ahora tenemos una oportunidad única para capturar y estructurar los cambios que nos vimos obligados a implementar y que transformaron la forma en que trabajamos.

Comienza con el personal

Hay un factor principal de éxito que siempre es crucial para todas las asociaciones, y más aún para las que se enfrentan al cambio: el personal.

El personal puede ser un motor de cambio, apoyado en su gobernanza y actuando en conjunto como aliados. Fuerte de esta alianza con los voluntarios, el personal es el grupo de partes interesadas que necesita para alcanzar los logros. Las asociaciones necesitan profesionales comprometidos, comprometidos con la comunidad a la que sirven y con la visión de la asociación.
El papel fundamental del personal competente respaldado por órganos de gobierno sólidos ha sido muy claro al enfrentar la pandemia, cuando todos los procesos tuvieron que modificarse e implementarse sobre el terreno con un tiempo mínimo para aprender y adaptarse.

Además de la capacidad de enfrentar los cambios durante la pandemia, motivar al personal y garantizar condiciones de trabajo adecuadas han sido desafíos comunes para todos nosotros. Hoy, estos desafíos nos permiten pensar en los arreglos de trabajo anteriores y evaluar si son eficientes y motivadores. De cara al futuro, debemos asegurarnos de que las asociaciones mantengan una cultura de innovación y flexibilidad, que también debe incluir flexibilidad para el personal.

El confinamiento no nos dejó otra opción: todos cambiamos al trabajo remoto. Con la relajación de las restricciones, creemos que no puede dejar de reconocer que algunos de los cambios de reorganización son positivos. Entonces, después de dos años, ahora deberíamos incorporar esos cambios en nuestra estructura y forma de trabajar. El mensaje es realmente: captura el cambio ahora.

Teletrabajo estructural

El teletrabajo estructural se refiere al trabajo que podría realizarse en las instalaciones del empleador pero que, en cambio, se realiza fuera de estas, incluso desde el hogar, de manera regular y al menos un día a la semana, que es el mínimo legalmente requerido para ser considerado teletrabajo estructural. El teletrabajo estructural está legalmente regulado y, entre otras obligaciones, requiere un acuerdo entre las partes.

Por ejemplo en una asociación con un equipo mediano de27 personas, se ha realizado una encuesta de satisfacción. Después de un mes de teletrabajo, una mayoría significativa (el 93 % de los encuestados) calificó la experiencia de trabajar desde casa como positiva. Después de un año de teletrabajo, la tendencia positiva continuó, aumentando al 97% de los encuestados. Los dos beneficios principales se mantuvieron similares, a saber, la capacidad de concentrarse mejor y la ausencia de desplazamientos.

La flexibilidad y la capacidad de organizar el propio tiempo obtuvieron una puntuación bastante baja como beneficio al comienzo de la pandemia, solo un 29 %, pero aumentaron sustancialmente al 63 % después de un año, lo que muestra una curva de aprendizaje en la gestión del tiempo. Asimismo, el aislamiento, la falta de comunicación y la ergonomía siguieron siendo las dos principales dificultades; equilibrar el trabajo con la gestión familiar (especialmente los niños) anotó como una de las dificultades al comienzo del confinamiento, el 23% de los encuestados, mientras que disminuyó a solo el 7% después de un año, cuando las actividades escolares (¡casi!) volvieron a la normalidad.

El teletrabajo estructural ayuda no solo la retroalimentación del personal sino también las especificidades de las tres principales acciones que realizamos al trabajar: reunirse, trabajar y pensar. Cada una de estas áreas tiene sus necesidades específicas, y el teletrabajo estructural es la modalidad de trabajo que puede conciliar y responder a las necesidades de cada macro área como se explica a continuación.

Conocer, trabajar, pensar

Cuando trabajamos, necesitamos tiempo y espacio para reunirnos, crear interacción con colegas y partes interesadas. También necesitamos tiempo y espacio para trabajar en el sentido clásico del término, es decir, debemos cumplir plazos, realizar tareas administrativas, preparar informes, presupuestos, reuniones… Finalmente, necesitamos tiempo y espacio para pensar y elaborar estrategias, para permitir la asociación para avanzar y responder a las necesidades de la comunidad a la que servimos. No asuma que solo los gerentes necesitan esto. Cada miembro del personal necesita tiempo para pensar con el fin de mejorar en su dominio. Cada una de estas actividades responde a diferentes necesidades. Del sentido de pertenencia a la necesidad de recargar las pilas. En consecuencia, estas tres actividades requieren diferentes niveles de flexibilidad y espacios adecuados.

Como conclusión, deberíamos responder a la inestabilidad que ha traído la pandemia con la estabilidad de un marco claro para el teletrabajo. El cambio no es una situación eterna, sino un atisbo de lo que requiere el futuro. Y ahora sabemos que debemos mantenernos a la vanguardia agregando flexibilidad a los arreglos de trabajo. Si queremos construir asociaciones que sean a prueba de tiempo, con una estructura de gobierno sólida y un personal talentoso que sea apto para enfrentar los desafíos futuros, debemos agregar flexibilidad a la ecuación. La retención del personal es fundamental: el salario adecuado es necesario pero no suficiente.

Permitir un ambiente de trabajo positivo, para la movilidad y la flexibilidad es de suma importancia. Estar facultado para trabajar en varios entornos y de acuerdo con las necesidades cambiantes, facilitando en ocasiones la creación de redes y la lluvia de ideas, y en ocasiones un mejor uso del tiempo y la coordinación con otras actividades, es invaluable.

Extracto artículo esae.eu