El COVID-19 ha cambiado la forma de asistir a congresos. Mucho se ha escrito sobre la planificación de eventos, pero más importante son los delegados o miembros que participan en estas conferencias. ¿Qué ha cambiado y qué consideran, como tendencias futuras importantes a observar? ¿Cómo hacen frente los planificadores de asociaciones a los cambios actuales y qué podemos aprender de esto e incorporar a nuestro trabajo diario?
Conferli realizó una investigación de mercado para obtener información sobre las necesidades cambiantes de los delegados. El Informe muestra algunas ideas valiosas y algunas primeras conclusiones. Se redactan tendencias y conclusiones sobre los hallazgos y ahora será el momento de reflexionar sobre esto y seguir investigando qué efectos habrá a largo y corto plazo. En este artículo, leerá las principales tendencias y conclusiones. Para leer el informe completo, utilice este Enlace.
Las 3 razones principales para asistir a una conferencia:
* Programa educativo (aprendiendo nuevas habilidades, escuchando sobre tendencias y mejores prácticas)
* Networking
* Compartir conocimientos con otros delegados o miembros
El 100% de los encuestados afirmó que esto cambió a causa de la pandemia. A la pregunta “cuál de estos temas se volvió más importante debido a la pandemia”, el 92% respondió que el networking se volvió más importante, el 42% respondió que se volvió más importante el programa educativo y la posibilidad de reunirse con varios proveedores o clientes en un mismo lugar.
La ventana de reserva ha cambiado: La gran mayoría está haciendo sus arreglos de viaje 1 mes antes de la conferencia. Esta es una tendencia importante a tener en cuenta para que los organizadores puedan tener esto en cuenta al decidir cómo y cuándo gastar sus presupuestos de marketing, especialmente con bloqueos de habitaciones y registros de boletos más tarde que en el pasado, o cómo comunicar a sus delegados sobre un posible aumento en costos de viaje debido a la toma tardía de decisiones. El 67% afirmó que la ventana de reserva se acortó debido a las incertidumbres en torno a la pandemia.
Además, los nuevos criterios de decisión juegan un papel más importante: la sostenibilidad y el legado se han convertido en factores de toma de decisiones, ¿cómo se tienen en cuenta estos nuevos criterios en las comunicaciones de marketing y la planificación estratégica de la conferencia?
Tamaño de las reuniones:Las conferencias más pequeñas y especializadas que duran entre 2 y 3 días ganaron popularidad sobre las conferencias más grandes y más largas. Muestra que también las conferencias más regionales están ganando popularidad debido a que los delegados son más conscientes de cómo pasar su tiempo. Los cinco criterios principales que utilizan las asociaciones para seleccionar un nuevo destino de conferencia son los siguientes: (siendo 1 el más popular)
1) Distancia de viaje desde el aeropuerto 75%
2) Coincidencia con el ecosistema (capital intelectual) de la organización (70%)
3) Reglamento Sanitario (55%)
4) Diversidad de posibilidades de eventos en el sitio (45%)
5) Diversidad de alojamiento hotelero (35%)
Para las asociaciones, muestra que hay un esfuerzo de trabajo cada vez mayor para atraer asistentes: el 90% de los encuestados experimenta que se necesita más esfuerzo para atraer suficientes delegados o miembros a sus conferencias, debido a la incierta situación actual en el mundo. Las acciones que se están tomando actualmente para trabajar en estos desafíos están aumentando la conciencia de marketing, la flexibilidad en las políticas de cancelación, la asociación con destinos son algunas de las acciones tomadas.
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