Las asociaciones han comenzado a buscar formas de volver a un sentido de normalidad. La palabra «híbrido» a menudo domina la conversación en torno a los eventos posteriores a una pandemia después de un largo período de tiempo durante el cual las reuniones virtuales reemplazaron a las físicas y los eventos de todo tipo y tamaño tuvieron lugar en línea.
Sin embargo, si bien es tentador volver a sumergirse en eventos totalmente presenciales, cuando las Asociaciones están activas en más de un país, es necesario tener en cuenta la posibilidad de que viajar aún pueda ser difícil para muchos miembros que, de otro modo, estarían felices de asistir. Una combinación de lo virtual y lo físico parece ofrecer la solución equilibrada perfecta para asegurarse de que todos estén incluidos.
¿cómo comienza el diseño de un evento híbrido? La clave está en la preparación y la comunicación del equipo.
El primer paso al considerar la organización de un evento híbrido es seleccionar la versión correcta del híbrido en función de las necesidades de los participantes. En los casos en los que la parte virtual del evento se transmite en vivo, es muy importante hacer que los asistentes en línea se sientan incluidos. Por tanto, es fundamental que los organizadores se aseguren de que la combinación de los dos elementos que componen el evento estén siempre presentes de forma equitativa.
Básicamente, eso significa que la audiencia, ya sea que participe en línea o en el sitio, debe tener las mismas oportunidades para hacer preguntas, poder escuchar las preguntas que se formulan, poder escuchar y ver la información compartida durante cada sesión, y poder para entablar conversaciones entre sí. Una «regla» similar se aplica a los hablantes. El hecho de que algunos de los oradores se unan virtualmente se sumará a la sensación híbrida del evento, haciéndolo más valioso que una simple sesión transmitida en vivo.
Comunicación y Organización
La adaptación al formato híbrido se extiende no solo a la forma en que se organiza el evento, sino también a la forma en que el equipo organizador trabaja en conjunto y la forma en que se comunica la información a los asistentes antes de que se lleve a cabo el evento. Asegurarse de que la comunicación sea clara puede ayudar a los asistentes a establecer sus expectativas para la sesión y decidir si la participación en el sitio o en línea funciona mejor para ellos.
La comunicación interna también es clave cuando se trata del equipo que apoya el evento. Tener organizadores bien equipados, bien capacitados y que se sientan cómodos y confiados comunicándose sobre cualquier problema, idea e inquietud que puedan tener hace que el evento híbrido esté un paso más cerca del éxito.
El elemento social, cognitivo y emocional
Las audiencias pueden participar de diferentes formas según la forma en que reciben la información. Hacer que los participantes en un evento híbrido se sientan involucrados puede ser complicado, pero si los organizadores utilizan conscientemente la tecnología y las herramientas que permiten que las conversaciones y la creación de redes tengan lugar entre los miembros de cada tipo de audiencia, la brecha entre los dos se puede salvar.
Al mismo tiempo, se debe considerar la cantidad de información que se pide a las personas que consuman para evitar una sobrecarga cognitiva. Generalmente, las personas no pueden procesar demasiada información al mismo tiempo y tienden a olvidar la mayor parte de lo que reciben en poco tiempo. Asegurarse de que su evento tenga un impacto duradero se reduce a dividir el contenido de sus sesiones en tres partes individuales, pero conectadas: un principio, un medio y un final.
Finalmente, se sabe que usar la emoción, particularmente a través de imágenes, para respaldar un mensaje ayuda significativamente a mantener la atención de la audiencia. Se ha demostrado que una experiencia multisensorial eleva la experiencia al atraer la atención de la audiencia más que simples palabras. Sin embargo, lo que puede hacer que el evento sea aún más atractivo es un orador que tenga la habilidad de conectarse con la audiencia y transmitir el mensaje de una manera interesante.
El lugar
Incluso antes de que COVID-19 dañara gravemente al sector del turismo de negocios, lo que obligó a los organizadores de eventos a recurrir a lo virtual, la crisis climática había puesto de relieve la necesidad de viajes sostenibles. Las consecuencias potencialmente dañinas que los grandes eventos pueden tener en ciertos destinos y poblaciones locales han dado lugar a un llamado a una mejor organización de dichos eventos. Es necesario considerar el impacto que estos eventos pueden tener en el medio ambiente y la sociedad local.
A la hora de decidir acoger un evento híbrido, uno de los elementos más importantes es el lugar. Tener una audiencia virtual y física requiere un lugar que pueda apoyar a los participantes en el sitio, así como las necesidades de la audiencia en línea. Mientras se enfoca en ofrecer una experiencia valiosa para los asistentes digitales, es igualmente importante asegurarse de que los participantes en persona no sean desatendidos.
Al unirse a un evento en persona, los participantes tienen la oportunidad de disfrutar de una conexión con la comunidad local y crear un impacto duradero para todas las partes involucradas. El uso de la tecnología puede mejorar significativamente la experiencia, haciendo que la visita sea más interactiva y presentando nuevas oportunidades de aprendizaje que resaltan el valor de la asistencia en persona.
Es probable que los eventos híbridos se mantengan incluso después de que la pandemia ya no sea un problema. En los últimos dos años, nuestra comprensión de los eventos híbridos ha evolucionado a medida que las necesidades de los organizadores de eventos y los asistentes se volvieron más claras. Este es un proceso que se espera que continúe. Después de todo, el híbrido no es «único para todos», lo que significa que ciertos elementos digitales seguirán formando parte de la experiencia por el valor añadido que ofrecen.
No se espera que los eventos híbridos desalienten a las personas de asistir en persona si pueden. En cambio, lo que puede hacer este formato mixto es ayudar a los organizadores a llegar a nuevas audiencias. Puede brindarles la oportunidad de participar en sesiones informativas y perspicaces, y ofrecerles oportunidades de trabajo en red a las que de otro modo no estarían expuestos.
el término clave que se destacó fue «preparación». Un evento que se lleva a cabo en dos niveles diferentes pero conectados, en el sitio y en línea, requiere una planificación minuciosa y una excelente comunicación interna y externa. En cuanto a si los eventos híbridos llegaron para quedarse, los expertos están seguros de que al menos algunos elementos de este formato mixto seguirán estando presentes en el mundo de los eventos, mejorando la experiencia general de todos los asistentes.
Extracto del artículo de Esae.eu
