Decir hoy en día que la comunicación es muy importante para cualquier organización, asociación o empresa, se dedique a la actividad que se dedique y tenga el tamaño que tenga, ya no es nada nuevo. Desde la llegada de Internet y, sobre todo, desde la aparición de las redes sociales, el contacto con los usuarios es mucho más directo.
Pero no siempre es fácil saber gestionar todas las nuevas herramientas de comunicación que están a nuestra disposición y establecer una mecánica para hacerlo de manera continua. En este artículo os ofrecemos siete claves para poner en marcha un plan de comunicación adaptado a las necesidades de cada organización.
- Establece unos buenos cimientos, empieza por un plan estratégico: el plan de comunicación de una organización debe estar integrado en el plan estratégico y avanzar a la vez que el resto de líneas estratégicas. Además, antes de ponerlo en marcha, ha de llevarse a cabo una auditoría de comunicación que valore el punto de partida y marque el camino que debe seguir la empresa en su estrategia de comunicación.
- Conoce las necesidades de tu organización: uno de los principales objetivos de una auditoría de comunicación es estudiar la empresa o asociación, saber lo que comunica, lo que debería comunicar y qué herramientas utilizar. Cada organización puede tener necesidades muy distintas que varían con el paso del tiempo y necesitan una estrategia distinta. Algunas necesitan vender, otras necesitan darse a conocer, en otros momentos tendremos que mejorar la imagen, fidelizar a los usuarios o conseguir otros nuevos. Conocer nuestras necesidades nos permitirá tomar las mejores decisiones en cada momento y, sobre todo, entender que no todas las organizaciones han de seguir el mismo camino en comunicación.
- Sé realista. Márcate objetivos medibles y alcanzables: antes de Internet, que ofrece datos reales del alcance de nuestras acciones, la comunicación y el marketing se basaban en buscar buenas ideas y esperar que funcionaran. Ahora todo se puede medir y es fundamental utilizar esa posibilidad. Pero también hay que ser realista, establecer objetivos muy difíciles solo sirve para frustrarse. Valora los pequeños avances y trabaja para que el crecimiento, aunque lento, sea constante.
- Dedica recursos a la comunicación: es cierto que tener una cuenta en Facebook, en Twitter o en Instagram es gratis, pero eso no significa que tener redes sociales le vaya a salir gratis a una organización. Invierte en recursos que te ayuden a sacar el mejor rendimiento. Especialmente en personas que sepan cómo utilizar las redes sociales y la comunicación online, pero también la offline (relaciones con los medios de comunicación, notas de prensa, comunicación interna…). Puedes crear un departamento de comunicación o puedes dejarlo en manos de una agencia externa, pero no pienses que sin inversión podrás tener buenos resultados.
- Implica a tu equipo: el equipo de una empresa o asociación es su mejor activo. Nada consigue mejores resultados, también en términos de comunicación, que un equipo unido. Cuenta con ellos para las acciones de comunicación y asegúrate de que las conocen. Ellos serán los primeros en compartirlas.
- Sé constante: de nada sirve invertir una gran suma de dinero para poner en marcha un plan de comunicación si después no facilitas su desarrollo en el día a día. Ayuda a las personas que se encargan de la comunicación de tu organización, permítelas estar al día y comunicar todo lo que consideren de interés, establece reuniones entre los distintos departamentos y elimina las posibles trabas.
- Prepárate para lo peor: puede que nunca lo necesites, pero es importante contar con un plan de comunicación de crisis. Un protocolo que establezca qué debe comunicarse en determinadas situaciones, cómo debemos enfrentarnos a momentos complicados y quién es la persona indicada para responder y ejercer como portavoz en cada momento.
