En 2020, nuestras asociaciones se vieron obligadas a cambiar de una manera que algunos de nosotros ya habíamos soñado, pero que nunca pudimos ni nos atrevimos a implementar. Adaptarse a estas circunstancias extraordinarias resultó ser más fácil de lo esperado, pero las consecuencias de esos cambios son de gran alcance. Peter Van Roste, Director general del Council of European National Top-Level Domain Registries (CENTR), comparte sus ideas sobre cómo seguir siendo relevante para sus miembros a medida que avanza en su transformación digital.
Todavía en 2019, nuestra asociación llevaba a cabo 18 reuniones físicas grandes (internacionales), todavía teníamos una oficina espaciosa en el corazón del distrito de la UE, algunos de nosotros todavía viajábamos largas distancias para ir al trabajo y todavía teníamos archivos en papel (RR.HH. y contabilidad). Todo eso ha cambiado o cambiará.
“2020 nos obligó a considerar los costos de oportunidad de cómo hemos estado ejecutando nuestras operaciones”.
Podemos pensar en todas las oportunidades que perdimos porque estábamos ocupados viajando o teniendo reuniones a la otra punta del mundo. Entonces realizaron un ejercicio en la búsqueda de estos costos de oportunidad.
Para nosotros, este ejercicio condujo a cuatro puntos de enfoque:
- Aceleramos la digitalización de los procesos internos (contabilidad y RR.HH.) e implementamos una gama de herramientas de colaboración en línea que conducen a la independencia de la ubicación.
- Redirigimos el tiempo dedicado a los viajes a la divulgación 1-2-1 con los miembros.
- Parte del tiempo liberado ahora se dedica al autodesarrollo y al aprendizaje estructurado.
- Incrementamos la eficiencia de los procesos internos. Incluso las ganancias marginales se suman muy bien.
En ausencia de esas reuniones presenciales, hemos decidido llegar de manera estructurada, amplia y profunda a todos los miembros, desde los directores ejecutivos hasta los empleados de nivel operativo. Estas llamadas tienen un doble propósito: mantenemos nuestro dedo en el pulso de los miembros y terminamos con una rica lista de ideas para proyectos y servicios.
También hemos organizado capacitaciones en línea para nuevos empleados de nuestros miembros. Como resultado de estar en línea, llegamos a cuatro veces más personas que nunca. Las calificaciones de satisfacción para esas capacitaciones tienden a subir en comparación con las capacitaciones impartidas en nuestra oficina de Bruselas en 2019. Lo más importante es que al comunicarse con estos recién llegados desde el principio, se convierten en nuestros embajadores entre los miembros.
También no dejes de cuidar de tu equipo. CENTR proporcionó presupuestos personales para oficinas en el hogar, entrenadores de ergonomía y canastas de comida sorpresa. Liberalizamos las horas de trabajo por completo y pusimos en marcha un plan de formación (10 días al año) para todos. Y lo mejor es que dados los ahorros que hicimos todavía terminamos con un presupuesto y un excedente de tiempo de trabajo.
Otro consejo es explorar el mundo de las herramientas en línea. En CENTR, la instrucción simple de nuestra Junta Directiva para nuestra próxima reunión (en línea) es convertirla en la mejor reunión de la historia. En el proceso de lograrlo, todo el equipo se está uniendo.
Sin embargo, una de las cosas que debemos averiguar es cómo podemos mejorar la experiencia en línea para los asistentes. Probar herramientas en el equipo no solo aumenta la familiaridad de todos con lo que está disponible en estos días, sino que también hace que las interacciones en línea se sientan cada vez más naturales. Los costos son insignificantes en comparación con el envío de personas a reuniones en el extranjero. Por ejemplo, puede reunirse en meet.town y colaborar en Trello, mientras interactúa con miembros y equipos con Mentimeter.
Lo que estamos aprendiendo de estos experimentos es invaluable para nuestros miembros. Mientras lideramos la digitalización del trabajo colaborativo, hemos creado un nuevo servicio para nuestros miembros: un recurso de conocimientos sobre la colaboración eficaz.
Extracto del artículo de Peter Van Roste para Boardroom Magazine.
